Trong bài thủ thuật dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tổng hợp dữ liệu theo nhóm trên Excel. Hiểu rõ công việc của bạn và tổng hợp kinh nghiệm từ các chuyên gia trong lĩnh vực, chúng tôi sẽ chia sẻ những kiến thức cần thiết để giúp bạn nắm bắt được mọi khía cạnh của việc tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong Excel.
Cách tổng hợp dữ liệu nhóm trên Excel
Chuẩn bị:
Quá trình tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong Excel:
- Đảm bảo rằng bạn đã cài đặt phiên bản phổ biến của chương trình Excel, như Excel 2013 hoặc Excel 2016.
- Mở file Excel chứa dữ liệu mà bạn muốn tổng hợp theo nhóm.
Các bước quy trình
Tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong Excel, hãy tuân thủ theo những bước sau:
Bước 1: Bạn hãy nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu mà bạn muốn tổng hợp. Tiếp theo, điều hướng đến tab “Data”, sau đó chọn “Outline” và chọn “Subtotal”
Bước 2: Sau khi thực hiện bước trên xong, hộp thoại “Subtotal” sẽ xuất hiện. Hãy thực hiện các lựa chọn sau đây:
- Trong mục “Add each change in“: Chọn trường dữ liệu mà bạn muốn nhóm lại. Ví dụ, trong trường hợp này, chúng ta chọn nhóm theo Miền.
- Trong mục “Use Function“: Lựa chọn hàm số bạn muốn sử dụng để tổng hợp dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể chọn hàm Sum để tính tổng của các trường Số lượng và Thành tiền.
- Trong mục “Add subtotal to“: Lựa chọn trường dữ liệu mà bạn muốn tổng hợp. Trong ví dụ này, chúng ta cần tổng hợp các trường Số lượng (Cột E) và Thành tiền (Cột F), vì vậy hãy chọn vào hai cột này.
Bước 3: Khi bạn đã hoàn thành các lựa chọn ở Bước 2, hãy nhấn vào nút OK để xem kết quả, như mô tả trong hình dưới đây
Để làm cho quá trình tổng hợp dễ nhìn hơn, bạn có thể tô màu cho phần dữ liệu vừa được nhóm lại như sau:
Sau khi dữ liệu được tổng hợp theo Miền, bạn sẽ thấy kết quả tổng hợp chung cho cả ba miền Bắc, Trung và Nam.
Lưu ý rằng Excel cung cấp thanh công cụ thu nhỏ cho Subtotal ở góc trái màn hình.
- Đối với khối lượng dữ liệu lớn, bạn chỉ cần nhấp vào Số 1 và ứng dụng sẽ tự động hiển thị tổng giá trị của tất cả các nhóm dữ liệu.
- Nếu bạn chọn Số 2, Excel sẽ hiển thị tổng hợp các giá trị theo từng nhóm và giá trị tổng hợp chung của tất cả các nhóm.
FAQ – Giải đáp thắc mắc
Có những lựa chọn nào khác cho việc tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong Excel?
Ngoài việc sử dụng công cụ tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong Excel, bạn cũng có thể sử dụng các công thức như SUMIF, COUNTIF hoặc dùng PivotTable để tổng hợp dữ liệu theo nhóm. Tùy thuộc vào yêu cầu và cấu trúc dữ liệu của bạn, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất.
Lợi ích của việc tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong Excel là gì?
Việc tổng hợp dữ liệu theo nhóm giúp bạn nhanh chóng hiểu và phân tích dữ liệu theo các nhóm rõ ràng. Bạn có thể tìm ra các xu hướng, mô hình hay sự tương quan giữa dữ liệu một cách dễ dàng. Điều này giúp bạn làm quyết định thông minh, tối ưu hóa quy trình công việc và đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Tổng kết
Trên đây là hướng dẫn đơn giản và hiệu quả về cách tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong Excel. Hãy xem lại kỹ các bước mình vừa hướng dẫn để thực hiện thành công. Ngoài ra, việc sắp xếp dữ liệu trên bảng tính Excel cũng rất quan trọng để giúp quản lý số liệu của bạn trở nên hiệu quả và chi tiết.
Hãy chia sẻ bài viết này với bạn bè và đồng nghiệp của bạn nếu bạn cảm thấy nó hữu ích. Cảm ơn bạn đã đọc và hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo!
