Tìm hiểu về biểu đồ Gantt trong Excel chi tiết nhất 

Biểu đồ Gantt trong Excel có lẽ đã không còn lạ lẫm đối với nhiều người, đặc biệt là những ai làm trong lĩnh vực quản lý dự án. Nhưng bạn đã biết rõ về cách tạo và sử dụng biểu đồ Gantt trong Excel chưa? Hãy cùng aptech tìm hiểu để hiểu rõ hơn về công cụ hữu ích này và áp dụng vào công việc thực tế!

Biểu đồ Gantt trong Excel?

Có lẽ không còn xa lạ với nhiều người khi nghe đến Biểu đồ Gantt, một công cụ thể hiện tiến độ dự án phổ biến nhất. Đây là một phát minh của Henry Gantt từ năm 1910 và cho đến nay, tính đơn giản và dễ hiểu của nó vẫn được ưa chuộng trong lĩnh vực quản lý dự án. Điều thú vị hơn, biểu đồ Gantt đã được cải tiến và tích hợp trong các phần mềm quản lý dự án hiện đại. 

Các bước tạo biểu đồ Gantt trong Excel

Để tạo biểu đồ Gantt, bạn cần có thông tin về ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời gian thực hiện của từng công việc.

Ví dụ các bạn có bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ Gantt sau:

Với các thông tin trong bảng dữ liệu trên, bạn có thể bắt đầu tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng các bước sau đây:

Bước 1: Tạo biểu đồ thanh xếp chồng bằng “Ngày bắt đầu”

Để bắt đầu, hãy chọn các ô từ C4 đến C10 (đại diện cho cột Ngày bắt đầu). Sau đó, hãy nhấp vào thẻ Insert, trong mục Charts bạn có thể chọn biểu đồ cột và sau đó chọn biểu đồ thanh xếp chồng như hình minh họa dưới đây.

Vậy là bạn đã hoàn thành việc tạo biểu đồ thanh xếp chồng thành công.

Bước 2: Chèn dữ liệu cột Thời gian hoàn thành vào biểu đồ thanh xếp chồng.

• Trên biểu đồ, hãy nhấp chuột phải và chọn Select Data.

• Khi cửa sổ Select Data Source xuất hiện, hãy nhấp vào Add để mở Edit Series.

• Trong cửa sổ Edit Series hãy nhập tên hoặc chọn tên từ phần Series name (ví dụ nhập Khoảng thời gian hoặc chọn ô tiêu đề từ bảng Thời gian hoàn thành). Sau đó, trong phần Series values hãy chọn biểu tượng như hiển thị trong hình minh họa.

• Hãy nhấp và giữ chuột, sau đó kéo để chọn vùng dữ liệu từ cột Thời gian hoàn thành (E5:E10).

• Để trở lại giao diện trước, hãy nhấn vào Enter, sau đó nhấn chọn OK -> OK để đóng Edit Series và Select Data Source.

Và kết quả sẽ là biểu đồ có một phần mới như được minh họa dưới đây:

Bước 3: Thêm mô tả công việc

• Để mở lại cửa sổ Select Data Source hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Select Data.

• Khi cửa sổ Select Data Source hiện ra, hãy nhấn vào Edit trong mục Horizontal.

• Trong hộp thoại Axis Labels hãy chọn vùng dữ liệu từ cột Công việc thực hiện (B5:B10). Sau đó nhấn chọn OK -> OK để đóng hộp thoại Axis Labels và Select Data Source.

Bây giờ, bạn sẽ thấy phần hiển thị Công việc thực hiện trên biểu đồ.

Bước 4: Ẩn cột màu xanh để tạo thành biểu đồ Gantt.

• Trên biểu đồ, hãy nhấp chuột trái vào một thanh màu xanh bất kỳ để chọn tất cả các thanh màu xanh. Sau đó, chọn Format Data Series bằng cách nhấp chuột phải.

• Ngay bên phải có phần Format Data Series tại đó bạn sẽ thấy các lựa chọn về Fill & Line. Trong phần này, hãy chọn No fill và No line như được minh họa trong hình dưới đây.

Đây là biểu đồ của bạn sau khi cập nhật:

Bước 5: Xóa khoảng trắng ở trước.

Khi ẩn phần dữ liệu, có thể để lại khoảng trống. Để xóa khoảng trống này, hãy thực hiện các bước sau:

• Trên bảng dữ liệu, nhấp chuột phải vào ô đầu tiên trong cột Ngày bắt đầu -> Format Cells.

• Trong thẻ Number của hộp thoại Format Cells hãy chọn định dạng General và xem cách Excel lưu trữ ngày trong phần Sample.

• Tiếp theo, trên biểu đồ, hãy nhấp chuột phải vào phần ngày, và chọn Format Axis (hoặc bạn có thể nhấp đúp chuột vào phần ngày).

• Khi cửa sổ Format Axis xuất hiện phía bên phải, tại mục Axis Options hãy nhập số từ phần Sample bạn đã xem ở trên vào ô Minimum. Khi làm như vậy, bạn sẽ thấy khoảng trống đã được xóa mất.

Bước 6: Xóa khoảng trống ở giữa các thanh ngang.

• Trên biểu đồ, hãy nhấp vào một thanh màu cam bất kỳ để chọn tất cả các thanh màu cam. Sau đó, nhấp chuột phải vào thanh được chọn và chọn Format Data Series.

• Sau khi mở cửa sổ Format Data Series ở phía bên phải, hãy điều chỉnh các tùy chọn trong Series Options như sau: Đặt Series Overlap là 100%, và Gap Width là 0%. Khi làm như vậy, bạn sẽ thấy không còn khoảng trắng giữa các thanh ngang trong biểu đồ.

Để có một biểu đồ Gantt đẹp hơn, bạn có thể thu nhỏ chiều cao của biểu đồ như hình minh họa dưới đây.

Bước 7: Sắp xếp lại dữ liệu cho khớp với Công việc thực hiện

Các bạn có thể nhận thấy rằng trên biểu đồ, thứ tự của công việc đã bị đảo ngược. Để sắp xếp lại dữ liệu theo trình tự đúng và đúng thứ tự công việc, hãy thực hiện các bước sau:

• Để thực hiện, hãy nhấp chuột phải vào phần Công việc thực hiện và chọn Format Axis hoặc có thể nhấp đúp chuột trái vào phần Công việc thực hiện trên biểu đồ.

• Khi cửa sổ Format Axis xuất hiện ở phía bên phải của Excel, hãy chọn ô vuông trước Categories in reverse order và đóng Format Axis.

Sau khi hoàn thành các bước trên, biểu đồ Gantt sẽ có dạng như sau:

FAQ: Những giải đáp về biểu đồ Gantt trong Excel, cách tạo, cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel 

1. Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel?

Để tạo biểu đồ Gantt trong Excel, bạn cần có thông tin về ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời gian thực hiện của từng công việc. Tiếp theo, bạn có thể sử dụng các tính năng của Excel như biểu đồ cột và biểu đồ thanh xếp chồng để tạo biểu đồ Gantt dựa trên thông tin này.

2. Biểu đồ Gantt trong Excel có những ứng dụng nào?

Biểu đồ Gantt trong Excel rất hữu ích trong việc quản lý dự án và lịch trình công việc. Nó giúp bạn hiển thị và theo dõi tiến độ thực hiện dự án, phân bổ thời gian cho từng công việc và đánh giá được thời gian hoàn thành. Biểu đồ Gantt cũng cho phép bạn xem mối quan hệ giữa các công việc và tìm ra các sự trùng lặp hoặc tiến độ trì hoãn.

3. Có cách nào tùy chỉnh biểu đồ Gantt trong Excel không?

Đúng vậy, bạn có thể tùy chỉnh biểu đồ Gantt trong Excel sao cho phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn có thể điều chỉnh màu sắc, cỡ chữ, các trục và tỷ lệ thời gian trên biểu đồ để hiển thị thông tin một cách rõ ràng nhất. Bạn cũng có thể thêm mô tả công việc và ghi chú để xem chi tiết hơn. Thông qua các tùy chọn định dạng, Excel cho phép bạn tạo biểu đồ Gantt theo ý muốn của mình.

Kết luận

Hy vọng rằng thông tin về biểu đồ Gantt trong Excel này đã giúp bạn hiểu rõ và áp dụng nó vào công việc của mình. Chia sẻ bài viết này để giúp bạn bè và đồng nghiệp có được sự hiểu biết sâu sắc về biểu đồ Gantt và tận dụng công cụ hữu ích này trong công việc của họ. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết và hy vọng rằng nó sẽ giúp ích cho bạn trong quản lý và theo dõi tiến độ dự án của bạn!