Bạn đã bao giờ cảm thấy lo sợ với số lượng lớn dữ liệu trong Excel chưa? Hãy để aptech giúp bạn hiểu rõ cách sắp xếp cơ sở dữ liệu trong Excel để tạo ra một bảng tính thật ngăn nắp và dễ sử dụng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn kiến thức sắp xếp cơ sở dữ liệu trong Excel để bạn có thể áp dụng vào công việc hàng ngày của mình.
Sắp xếp dữ liệu kiểu đơn giản.
Bước 1: hãy chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp trong Excel của mình. Sau đó, hãy di chuột đến tab “Data” và bấm vào nút “Sort” để tiến hành quá trình sắp xếp.
Bước 2: Hộp thoại Sort hiện lên, bạn hãy chọn trường dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp trong phần Sort by. Sau đó, bạn có thể lựa chọn kiểu sắp xếp trong phần Order. Ví dụ, nếu bạn muốn sắp xếp doanh thu từ bé đến lớn, bạn có thể chọn tùy chọn tương ứng trong danh sách.
Khi bạn nhấp OK, kết quả của quá trình sắp xếp sẽ được hiển thị:
Sắp xếp tên theo thứ tự abc.
Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần thêm 3 cột mới vào bảng. Các cột này đại diện cho họ, tên lót và tên của người trong danh sách:
Bước 2: Tiếp theo, chúng ta hãy sao chép toàn bộ dữ liệu từ cột Tên NV sang cột Tên Để làm điều này, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại:
– Find What bạn hãy nhập dấu sao và phím cách.
– Mục Replace with thì để trống
-> Chọn Replace All để hoàn tất:
Bước 3: Khi kích chọn Replace All kết quả của quá trình thay thế sẽ được hiển thị:
Bước 4: Ở ô C9 trong cột Họ hãy nhập công thức như được minh họa trong hình:
Bước 5: Sau khi nhấn Enter, công thức sẽ được áp dụng cho ô C9 và bạn có thể sao chép công thức này cho các ô còn lại trong cột để nhận được kết quả tương tự.
Bước 6: Thực hiện sao chép toàn bộ nội dung của cột Họ và paste lại theo kiểu Paste Value -> Sau đó, hãy sao chép lại nội dung của cột Họ -> dán sang cột Tên lót. Tiếp theo, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H ->để mở hộp thoại:
– Find What bạn hãy nhập dấu sao và phím cách.
– Mục Replace with thì để trống
-> Chọn Replace All để hoàn tất:
Bước 7: Thực hiện sao chép và dán lại cột Tên lót theo kiểu Paste Value. Tại ô C9 của cột Họ nhập nội dung công thức như sau:
Bước 8: Sau khi nhấn Enter -> công thức sẽ được áp dụng cho ô C9 và bạn có thể sao chép công thức này cho các ô còn lại trong cột để nhận được kết quả tương tự.
Bước 9: Thực hiện sao chép và dán cột Họ theo kiểu Paste Value để được kết quả:
Bước 10: Hãy chọn toàn bộ bảng dữ liệu, sau đó nhấp vào tab Data -> Sort -> Hộp thoại Sort sẽ xuất hiện, bạn hãy nhập các giá trị như được minh họa trong hình vẽ (nếu muốn thêm trường sắp xếp, hãy chọn Add Level):
Bước 11: Khi bạn nhấp vào “OK“, toàn bộ dữ liệu trong bảng sẽ được sắp xếp theo các tiêu chí đã được chỉ định.:
– Nếu bạn muốn gộp 3 cột “Họ“, “Tên lót” và “Tên” thành cột “Họ và tên“, bạn có thể thực hiện việc ghép 3 chuỗi bằng cách chèn thêm dấu cách.
– Sau khi nhấn Enter -> bạn có thể thao tác sao chép cho các giá trị còn lại trong cột -> Copy cột Họ và tên và Paste theo kiểu Paste Value -> xóa dữ liệu 3 cột Họ, Tên lót, Tên ta được kết quả như sau:
FAQ: Những giải đáp về cách sắp xếp cơ sở dữ liệu trong Excel
1. Tôi có thể sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau trong Excel không?
Có, bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong Excel theo nhiều tiêu chí khác nhau như số, văn bản, ngày tháng và nhiều hơn nữa. Bạn có thể chọn trường dữ liệu để sắp xếp và lựa chọn kiểu sắp xếp để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn.
2. Tại sao tôi nên sử dụng chức năng “Paste Value” khi sao chép và dán cột?
Khi sử dụng chức năng “Paste Value”, bạn sẽ chỉ sao chép giá trị của ô và không bao gồm công thức hoặc định dạng khác. Điều này giúp tránh việc rối loạn công thức và đảm bảo dữ liệu được sao chép chính xác.
3. Tại sao tôi cần xóa các cột “Họ”, “Tên lót” và “Tên” sau khi gộp thành cột “Họ và tên”?
Khi đã gộp các cột thành một cột “Họ và tên”, các cột gốc không còn cần thiết và có thể gây phức tạp cho bảng dữ liệu của bạn. Việc xóa các cột không chỉ giúp làm gọn bảng mà còn giữ cho bảng sạch sẽ và dễ quản lý hơn.
Kết luận
Hy vọng với hướng dẫn chi tiết về thủ thuật sắp xếp cơ sở dữ liệu trong Excel này, bạn đã nhận được những thông tin hữu ích và có thể áp dụng vào công việc hàng ngày của mình. Hãy sẻ chia bài viết này để giúp đỡ cả những người khác có nhu cầu tìm hiểu về thủ thuật sắp xếp dữ liệu trong Excel.
