Bạn muốn tìm kiếm về hướng dẫn cách trích lọc dữ liệu trong Excel để áp dụng vào công việc hàng ngày? Hãy đọc bài viết này cùng aptech để tìm hiểu cách trích xuất thông tin quan trọng từ một lượng dữ liệu lớn và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn. Chắc chắn bạn sẽ tìm thấy những bí quyết hữu ích và áp dụng ngay tức thì!
1. Hướng dẫn trích lọc dữ liệu đơn giản
Ví dụ: Dưới đây là bảng dữ liệu cần trích lọc những học sinh có cùng tổng số điểm:
Bạn chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu mà bạn cần trích lọc -> nhấn chọn vào Data -> Fillter:
Để trích lọc dữ liệu trong Excel, chỉ cần sử dụng mũi tên xuất hiện trên tiêu. Ví dụ, nếu bạn muốn trích lọc học sinh có tổng điểm là 22, hãy làm như sau: nhấp vào mũi tên trong cột T.điểm -> bỏ chọn mục Select All -> chọn giá trị “22” và sau đó nhấp OK:
Sau khi bạn đã thực hiện trích lọc, dữ liệu đã được lọc và kết quả hiển thị những học sinh có tổng điểm là 22.
Muốn trích lọc hàng loạt giá trị, ví dụ như trích lọc học sinh có tổng điểm từ 20.33 đến 27.83? Đơn giản, bạn chỉ cần tích chọn các giá trị trong khoảng từ 20.33 đến 27.83. Tuy nhiên, nếu danh sách học sinh quá lớn, phương pháp này có thể không chính xác.
2. Hướng dẫn trích lọc có điều kiện
2.1 Hướng dẫn trích lọc với 1 trường dữ liệu có chứa 1 điều kiện
Khi đối mặt với lượng dữ liệu lớn, đây là cách để trích lọc dữ liệu mà bạn nên sử dụng
Ví dụ: nếu bạn muốn trích lọc danh sách học sinh đỗ với tổng điểm lớn hơn 21 và muốn đặt danh sách trích xuất này sang một vị trí khác để tiện cho việc in ấn.
Bước 1: Thực hiện thiết lập điều kiện cho cột tiêu đề và giá trị được xác định. Lưu ý là tên cột tiêu đề phải giống với tiêu đề trong bảng dữ liệu mà bạn muốn trích lọc:
Bước 2: Nhấn chọn vào thẻ Data -> chọn Advanced:
Bước 3: Khi bạn đã mở hộp thoại Advanced, bạn sẽ thấy các tùy chọn sau đây:
- Hãy đánh dấu vào ô Copy to another location dùng để sao chép nội dung đã trích lọc vào một vị trí mới.
- Phần List range được dùng để Chọn mũi tên để xác định vùng dữ liệu chứa thông tin mà bạn muốn trích xuất.
- Phần Criteria range dùng để chọn điều kiện trích lọc dữ liệu
- Mục Copy to: Lựa chọn vị trí để dán nội dung đã trích lọc sau khi hoàn thành.
Bước 4: Sau khi hoàn thành, hãy nhấp vào OK để hoàn tất quá trình trích lọc. Bây giờ dữ liệu đã được sao chép và trích xuất sang vị trí mới mà bạn đã chọn trước đó:
2.2 Trích lọc dữ liệu với nhiều điều kiện
Khi trích lọc dữ liệu với nhiều điều kiện, hãy đảm bảo rằng các điều kiện nằm trên cùng một hàng và tên cột chứa điều kiện trùng khớp với tên cột trong bảng dữ liệu gốc.
Ví dụ, nếu bạn muốn trích lọc học sinh có tổng điểm lớn hơn 21 và điểm toán lớn hơn 8 để xếp vào lớp chọn, hãy tạo một cột điều kiện như hình minh họa:
Tương tự như việc trích lọc dữ liệu với một điều kiện, khi có nhiều điều kiện trong phần “Criteria range“, bạn chỉ cần lựa chọn tất cả các điều kiện đã tạo để áp dụng chúng cùng một lúc:
Kết quả là bạn đã trích lọc dữ liệu với 2 điều kiện thành công, việc sắp xếp học sinh vào lớp chọn toán trở nên nhanh chóng:
FAQ: Những giải đáp về các bước hướng dẫn cách trích lọc dữ liệu trong Excel
1. Làm thế nào để trích lọc dữ liệu từ một vùng dữ liệu trong Excel?
Để trích lọc dữ liệu từ một vùng dữ liệu trong Excel, bạn chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu cần trích xuất, sau đó chọn tab “Dữ liệu” và nhấp vào nút “Bộ lọc”. Dữ liệu của bạn sẽ được lọc theo các tiêu chí bạn chọn.
2. Làm thế nào để trích lọc dữ liệu với nhiều điều kiện trong Excel?
Để trích lọc dữ liệu với nhiều điều kiện trong Excel, hãy tạo một cột điều kiện và nhập các tiêu chí hoặc điều kiện bạn muốn lọc dữ liệu. Sau đó, trong hộp thoại “Bộ lọc”, chọn tất cả các điều kiện bạn đã tạo để áp dụng chúng cùng một lúc.
3. Làm thế nào để sao chép hoặc dán dữ liệu đã trích lọc vào một vị trí mới trong Excel?
Sau khi bạn đã trích lọc dữ liệu, bạn có thể sao chép hoặc dán dữ liệu đã trích xuất vào một vị trí mới trong Excel. Chọn vị trí muốn dán dữ liệu, sau đó thiết lập điều kiện “Copy to another location” trong hộp thoại “Bộ lọc”. Dữ liệu đã trích lọc sẽ được sao chép và dán vào vị trí bạn đã chọn.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ những hướng dẫn cách để trích lọc dữ liệu trong Excel. Đừng ngần ngại chia sẻ bài viết này với những người khác. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng kỹ thuật trích lọc dữ liệu này vào công việc hàng ngày của mình!
