Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và sử dụng macro trong Excel để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Bạn sẽ không còn phải lo lắng với việc phải thực hiện những tác vụ lặp đi lặp lại trong Excel nữa. Hãy cùng aptech khám phá những công cụ hữu ích cho công việc hàng ngày của mình qua bài viết này nhé!
Hướng dẫn cách tạo và sử dụng Macro trong Excel chi tiết
Hiển thị thẻ Developer
Trước hết, nếu bạn chưa nhìn thấy thẻ Developer trên tab Excel của mình, hãy làm theo các bước dưới đây để hiển thị nó trên thanh Ribbon:
- Nhấn chọn File -> Options.
- Tại cửa sổ Excel Options bạn chọn Customize Ribbons, sau đó hãy đánh dấu chọn trong ô vuông trước Developer và nhấn OK để hoàn tất.
Cách 1: Tạo Macro bằng cách sử dụng Record Macro
Bước 1: Trên file Excel và chọn ô nơi bạn muốn thực hiện các thao tác Macro, hãy chọn tab Developer -> và sau đó nhấp vào nút Record Macro.
Bước 2: Khi bảng Record Macro hiển thị, bạn hãy nhập tên cho macro của bạn vào mục Macro name (viết liền, không dấu), trong mục Description bạn có thể mô tả macro của bạn. Bạn cũng có thể cài đặt phím tắt trong mục Shortcut key. Nhấn chọn OK để ghi lại thao tác trên Excel.
Bước 3: Bắt đầu thực hiện các thao tác mà bạn muốn ghi lại trong Macro. Ví dụ, bạn có thể thực hiện các thao tác căn chỉnh như căn giữa, in đậm chữ, tô màu, đổ nền cho chữ và các thao tác khác tùy ý.
Bước 4: Khi bạn đã hoàn thành các thao tác và muốn dừng ghi Macro bạn chọn thẻ Developer -> Stop Recording.
Vậy là bạn đã hoàn thành quá trình tạo Macro đơn giản. Nếu bạn muốn tạo những Macro khác, bạn chỉ cần thực hiện các bước tương tự như trên.
Bước 5: Sử dụng Macro bạn đã tạo.
Đầu tiên, hãy chọn ô trong Excel mà bạn muốn áp dụng Macro, sau đó chọn Developer -> Macros.
Sau khi bạn mở hộp thoại Macro, hãy chọn tên Macro mà bạn muốn sử dụng và bấm “Run” để thực hiện Macro đó.
Ngay lập tức ô dữ liệu mà bạn chỉ định sẽ được thực hiện các thao tác của macro mà bạn đã làm trong quá trình tạo macro.
Cách 2: Tạo Macro bằng cách sử dụng code Visual Basic
Bước 1: Chọn thẻ Developer -> chọn Macros hoặc sử dụng tổ hợp phím Alt + F8.
Bước 2: Khi hộp thoại Macro hiển thị, bạn hãy nhập tên cho macro ở mục Macro name (viết liền, không dấu) và kích chọn Create.
Bước 3: Trong phần Sub tenmacro()……End Sub bạn sẽ viết mã code Visual Basic. Nếu bạn không biết mã code cụ thể, bạn có thể tìm kiếm trên Internet để tìm mã phù hợp với mục đích của bạn. Sau khi tìm được mã code, hãy sao chép và dán vào giữa Sub…. End Sub này. Khi đã hoàn thành, đóng cửa sổ Visual Basic lại.
Ví dụ: Dưới đây là một đoạn mã code đơn giản giúp bạn in nghiêng và đổ nền màu đỏ:
Bước 4: Sử dụng Macro
Cách dùng macro tương tự như cách ở trên. Chỉ cần chọn ô chạy Macro và chọn Developer -> Macros.
Hộp thoại Macro xuất hiện, bạn hãy chọn tên macro mà bạn cần sử dụng và chọn Run.
Khi bạn chạy macro, nó sẽ thực hiện theo mã code Visual Basic mà bạn đã nhập vào.
Bước 5: Cài đặt phím tắt để sử dụng macro.
Khi tạo macro nếu bạn chưa thiết lập phím tắt thì các bạn có thể cài phím tắt theo cách sau:
Trong hộp thoại Macro, bạn hãy chọn tên macro cần cài đặt phím tắt và chọn Options.
Macro Options xuất hiện, bạn hãy nhập ký tự ở ô trắng cạnh Ctrl và chọn OK để lưu cài đặt.
Lưu ý: bạn chỉ có thể nhập ký tự không được thiết lập số.
Vì vậy, thay vì phải chọn Macros -> Macro name -> Run thì bạn có thể dùng phím tắt vừa thiết lập để sử dụng macro nhanh chóng.
Bước 6: Lưu Macro
Chọn vào File -> Nhấn Save As (phím F12). Cửa sổ Save As hiện ra, bạn hãy chọn vị trí lưu file, đặt tên file tùy thích, sau đó trong mục Save as type bạn chọn Excel Macro-Enabled Workbook và nhấn Save để hoàn tất lưu file Excel và macro.
FAQ: Những giải đáp về thông tin hướng dẫn cách tạo và sử dụng Macro trong Excel
1: Làm thế nào để thiết lập phím tắt cho Macro trong Excel?
Để thiết lập phím tắt cho Macro trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Trên thanh Ribbon, chọn tab “Developer” (phần Developer).
- Nhấp vào nút “Macros” (phần Macros).
- Trong cửa sổ Macros, chọn Macro mà bạn muốn thiết lập phím tắt.
- Nhấp vào nút “Options” (phần Tùy chọn).
- Trong cửa sổ Options, bạn có thể nhập phím tắt mong muốn vào ô “Shortcut key” (phần Phím tắt).
- Sau khi đã nhập phím tắt, nhấp nút “OK” để lưu thiết lập.
2: Tại sao Macro lại rất hữu ích trong Excel?
Với Macro, bạn có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong Excel, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Bằng cách ghi lại và tái sử dụng các thao tác đã được thực hiện, Macro giúp bạn thao tác nhanh chóng và chính xác, đồng thời giảm thiểu sai sót. Điều này làm cho công việc trên Excel trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
3: Làm thế nào để sử dụng lại Macro mà tôi đã tạo?
Để sử dụng lại Macro mà bạn đã tạo, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn ô hoặc vùng dữ liệu mà bạn muốn áp dụng Macro.
- Trên thanh Ribbon, chọn tab “Developer” (phần Developer).
- Nhấp vào nút “Macros” (phần Macros).
- Trong cửa sổ Macros, chọn tên Macro mà bạn muốn sử dụng.
- Nhấp vào nút “Run” (Chạy) để thực hiện Macro.
Ngay lập tức, Macro sẽ thực hiện các thao tác đã được ghi lại trước đó trên ô hoặc vùng dữ liệu mà bạn đã chọn.
Kết luận
Hướng dẫn cách tạo và sử dụng Macro trong Excel cung cấp cho bạn một công cụ mạnh mẽ để tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày trên Excel. Bạn đã tham khảo cách hiển thị thẻ Developer, tạo Macro bằng cách sử dụng Record Macro hoặc mã code Visual Basic, sử dụng lại Macro và thiết lập phím tắt cho Macro để truy cập nhanh chóng. Hãy tiến xa hơn và khám phá các khả năng của Macro để tối ưu hóa công việc của bạn trên Excel. Hãy chia sẻ bài viết này để cùng nhau học tập và chia sẻ kinh nghiệm với cộng đồng Excel.
