Bạn có bao giờ tự hỏi cách giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation trong Excel để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu? Trong bài viết này, aptech sẽ chia sẻ với bạn cách sử dụng Data Validation trong Excel để thiết lập giới hạn giá trị nhập vào, từ đó giúp bạn nắm bắt và áp dụng những kiến thức này vào công việc của mình.
Hướng dẫn chi tiết tới các bạn cách Giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation trong Excel.
Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu muốn giới hạn giá trị (ví dụ ở đây giới hạn giá trị nhập trong cột phụ cấp chức vụ ) -> vào thẻ Data -> Data Validation:
Bước 2: Hộp thoại xuất hiện kích chọn thẻ Setting lựa chọn như sau:
– Mục Allow gồm các lựa chọn:
+ Whole number: Chỉ cho phép nhập vào là số nguyên
+ Decimal
+ List: Giới hạn giá trị nhập trong danh sách có sẵn.
+ Date: Giới hạn dữ liệu kiểu ngày tháng.
+ Ngoài ra còn kiểu Text Length, Custom.
– Mục Data gồm các lựa chọn về phạm vi của dữ liệu, ví dụ khi lựa chọn Whole number có các phạm vi sau:
+ Between (not between): giới hạn nằm giữa 1 khoảng giá trị nào đó, ví dụ nằm trong khoảng từ 1 đến 100. Trong đó minimum: Giới hạn giá trị nhỏ nhất, maximum: Giới hạn giá trị lớn nhất.
+ Equal to (not equal to): Bằng 1 giá trị xác định.
+ greater than, less than: Lớn hơn (nhỏ hơn) một giá trị xác định
+ Greater than or equal to, less than or equal to: Lớn hơn (nhỏ hơn) hoặc bằng một giá trị xác định
Ví dụ ở đây giới hạn các giá trị trong khoảng từ 250,000 tới 900,000:
Bước 3: Sau khi giới hạn xong giá trị, bạn cần chỉnh lại nội dung hiển thị thông báo lỗi để người dùng có thể hiểu và nhập lại giá trị bằng cách kích chọn sang thẻ Error Alert:
Bước 4: Quay trở lại bảng tính, nhập giá trị cho cột Phụ cấp chức vụ, khi nhập giá trị vượt quá phạm vi đã giới hạn, thông báo lỗi xuất hiện chỉ rõ nội dung lỗi để các bạn chỉnh sửa:
Tuy nhiên với Data Validation chỉ giới hạn giá trị khi giá trị đó được nhập trực tiếp từ bàn phím, trường hợp nhập giá trị gián tiếp cho ô bằng cách sử dụng công thức Data Validation không có tác dụng.
FAQ: CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
1. Tại sao chúng ta cần sử dụng Data Validation trong Excel để giới hạn giá trị nhập liệu?
Data Validation giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trong Excel bằng cách kiểm tra và hạn chế giá trị được nhập. Điều này giúp tránh các lỗi nhập liệu và đảm bảo dữ liệu được xử lý chính xác.
2. Có những kiểu giới hạn giá trị nhập liệu nào có thể thiết lập bằng Data Validation trong Excel?
Data Validation trong Excel cho phép chúng ta thiết lập các kiểu giới hạn như giới hạn giá trị số, giới hạn độ dài của văn bản, giới hạn chọn từ danh sách, và nhiều hơn nữa. Điều này giúp tạo ra các ô nhập liệu có hiệu quả và chính xác hơn.
3. Làm thế nào để sử dụng Data Validation trong Excel để giới hạn giá trị nhập liệu?
Để sử dụng Data Validation trong Excel, bạn chỉ cần chọn ô cần giới hạn giá trị, sau đó vào tab “Dữ liệu” và chọn “Giới hạn giá trị”. Từ đó, bạn có thể thiết lập các điều kiện, kiểu giới hạn, và thông báo khi giá trị không hợp lệ được nhập vào.
TỔNG KẾT:
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu được tầm quan trọng của việc sử dụng Data Validation trong Excel để giới hạn giá trị nhập liệu. Việc kiểm soát chính xác dữ liệu nhập vào không chỉ giúp tránh lỗi nhập liệu mà còn đảm bảo tính toàn vẹn và đáng tin cậy của dữ liệu.Chúc các bạn thành công trong công việc sử dụng Excel!
