Bạn đã bao giờ gặp tình huống mắc kẹt với các khoảng trắng không mong muốn trong Excel? Hãy để chúng tôi giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách thông minh và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn những cách xóa bỏ khoảng trắng trong Excel thức đơn giản và tiện lợi, giúp tối ưu hoá dữ liệu và nâng cao hiệu suất công việc của bạn. Hãy cùng aptech khám phá ngay!
1. Sử dụng tính năng “TRIM”
“TRIM” là một công cụ mạnh mẽ mà Excel cung cấp để loại bỏ các khoảng trắng dư thừa từ một chuỗi ký tự. Bạn có thể sử dụng công cụ này để xử lý các dữ liệu trong một cột hoặc ô cụ thể.
Ví dụ, nếu bạn có dãy dữ liệu trong cột A và muốn loại bỏ khoảng trắng từ mỗi ô, bạn có thể sử dụng công thức sau trong cột B:
| =TRIM(text) |
Sau đó, bạn có thể sao chép công thức này xuống để áp dụng cho tất cả các ô cần thiết.
Ví dụ minh hoạ
Hãy tưởng tượng rằng bạn muốn loại bỏ những khoảng trống không cần thiết giữa các từ trong cột “Họ và tên” như ở đây.
Trước tiên, bạn cần tạo một cột bổ sung. Sau đó, nhập công thức “TRIM(B7)” vào ô đầu tiên trong cột bổ sung, trong đó B7 là ô bạn muốn xóa khoảng trắng.
Bạn đã thành công trong việc xóa khoảng trắng giữa các từ trong ô đầu tiên. Hãy sao chép công thức xuống các ô tiếp theo để xóa khoảng trắng của tất cả cột.
Bây giờ bạn có thể sao chép dữ liệu từ cột bổ sung sang cột chính bằng cách lựa chọn cột bổ sung và nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép. Tiếp theo, di chuyển chuột vào ô đầu tiên trong cột chính và nhấn chuột phải. Từ menu hiển thị, hãy chọn “Paste Options” và sau đó chọn “Value/Giá trị” để dán dữ liệu.
Vậy giờ bạn có thể loại bỏ cột bổ sung đi.
Vậy nếu bạn muốn xóa bỏ khoảng trắng giữa các từ và đầu dòng trong dữ liệu, sử dụng hàm TRIM sẽ hiệu quả. Tuy nhiên, đối với dữ liệu lớn, việc sử dụng hàm TRIM sẽ mất rất nhiều thời gian.
2. Sử Dụng Công Cụ – Find and Replace (Tìm Kiếm và Thay Thế)
Công cụ “Find and Replace” cũng là một lựa chọn hữu ích để xóa bỏ khoảng trắng trong Excel. Dưới đây là hướng dẫn để bạn thực hiện:
- Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + H” trên bàn phím của bạn để mở hộp thoại “Tìm và Thay thế”.
- Trong ô “Find what”, nhập một khoảng trắng.
- Để ô “Replace with” trống, điều này sẽ loại bỏ mọi khoảng trắng.
- Nhấn “Replace All” để thực hiện việc thay thế trên toàn bộ dữ liệu.
- Ta sẽ có kết quả như sau:
3. Áp dụng Công Thức “SUBSTITUTE”
Công thức “SUBSTITUTE” có thể được sử dụng để thay thế một ký tự hoặc chuỗi ký tự trong một ô với một giá trị khác. Bạn có thể sử dụng công thức này để thay thế khoảng trắng bằng không gì hoặc bằng một ký tự khác.
Ví dụ, để thay thế khoảng trắng trong ô A1 bằng một ký tự gạch ngang “-“, bạn có thể sử dụng công thức sau:
| =SUBSTITUTE(C7;” “;””) |
Trong trường hợp đó, C7 là ô chứa số mà bạn muốn xóa tất cả khoảng trắng của nó.
Bằng cách sao chép công thức xuống các ô còn lại, bạn sẽ xóa hết khoảng trắng giữa các số.
FAQ – Giải đáp những thắc mắc liên quan đến Cách xóa bỏ khoảng trắng trong Excel
1. Tại sao khoảng trắng trong Excel làm ảnh hưởng đến dữ liệu của tôi?
Đáp: Khoảng trắng trong Excel có thể gây ra nhiều vấn đề như khi tính toán hoặc sắp xếp dữ liệu. Chúng có thể làm sai lệch các công thức tính toán hoặc khiến việc tìm kiếm và lọc dữ liệu trở nên khó khăn. Vì vậy, xóa bỏ khoảng trắng giúp tối ưu hoá dữ liệu và tránh những sai sót không đáng có.
2. Làm thế nào để xóa bỏ khoảng trắng trong một cột dữ liệu lớn?
Đáp: Để xóa khoảng trắng trong một cột dữ liệu lớn, bạn có thể sử dụng tính năng “Tìm và thay thế” trong Excel. Đưa con trỏ chuột vào cột cần xóa khoảng trắng, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Trong hộp thoại “Tìm và thay thế”, đặt khoảng trắng vào ô “Tìm thành” và để trống ô “Thay thế thành”. Nhấn “Thay thế tất cả” và hoàn tất, tất cả các khoảng trắng trong cột sẽ được xóa bỏ.
3.Excel có cách nào tự động loại bỏ khoảng trắng trong trường hợp nhập liệu lỗi không?
Đáp: Có, Excel cung cấp tính năng “Kiểm tra lỗi nhập liệu” để tự động loại bỏ khoảng trắng trong trường hợp nhập liệu lỗi. Khi nhập liệu có sự xuất hiện của khoảng trắng không mong muốn, Excel sẽ hiển thị một biểu tượng cảnh báo. Bạn có thể nhấp chuột vào biểu tượng đó và chọn “Loại bỏ khoảng trắng” để sửa lỗi
Hãy chia sẻ những bình luận, thắc mắc và trải nghiệm của bạn về cách xóa bỏ khoảng trắng trong Excel. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những phương pháp hiệu quả để tối ưu hoá dữ liệu của mình. Nếu bạn có câu hỏi hoặc muốn chia sẻ thêm nguyên tắc hay mẹo nhỏ về việc xóa bỏ khoảng trắng, hãy để lại bình luận dưới đây. Cùng chia sẻ và tìm hiểu nhau để trở thành người giỏi hơn trong việc sử dụng Excel.
