Cách trộn nhiều thư trên 1 trang giấy từ bảng Excel trong Word 2016

Bạn đã từng nhận được một nhiệm vụ khó khăn và loay hoay không biết Cách trộn nhiều thư trên 1 trang giấy từ bảng Excel trong Word 2016, bạn đang lo lắng phải làm như thế nào. Đừng lo, aptech đã tìm ra một công thức hữu ích để giúp bạn hoàn thành nhanh chóng. Hãy tiếp tục đọc để khám phá bí quyết này và áp dụng vào công việc của bạn ngay.

Để có thể trộn thư từ bảng Excel, bạn cần chuẩn bị hai tệp dữ liệu như sau:

Lưu ý rằng tệp dữ liệu từ Excel cần phải chứa danh sách các hàng tiêu đề trong hàng đầu tiên. Bạn không được chèn bất kỳ nội dung nào phía trên.

Tệp Word chứa nội dung mẫu thư bạn muốn trộn.

Ví dụ cơ bản: để tạo một phiếu khám sức khỏe, bạn thực hiện các bước sau

Bước 1: Sao chép nội dung thư

Sao chép nội dung thư (không bao gồm khung, đường viền) bằng cách chọn nội dung và nhấp chuột phải để chọn Sao chép.

Bước 2: chọn Labels

Trong thẻ Mailings, nhấp vào Start Mail Merge, sau đó chọn labels.

Bước 3: Chọn New Labels

Hộp thoại Label Options sẽ hiện ra, nhấp chọn New Label…

Bước 4: Điều chỉnh Labels details

Trong hộp thoại Label Details, bạn thực hiện các lựa chọn sau:

• Page Size: Chọn kích thước giấy A4 theo chiều dọc (tùy thuộc vào cách bạn tạo thư để chọn kích thước giấy)
• Number across: Chọn số cột của nhãn trên một trang, chọn giá trị là 2  (số nhãn trên một trang xếp theo chiều ngang gồm 2 cột)
• Number down: Chọn số hàng của nhãn, chọn giá trị là 4 (số nhãn trên một trang xếp theo chiều dọc có 4 thư)

Lưu ý: Number across = 2, number down = 4 => Trên một trang giấy có 8 thư chia thành 2 cột.

• Top margin: Chọn lề trên cho nhãn, ở đây chọn 5mm
• Side margin: Chọn lề trái cho nhãn, ở đây chọn 5mm
• Label height: Chọn chiều cao cho nhãn, bạn cần tính toán như sau:
• Kích thước giấy A4 có chiều cao là 29.7cm, trên chọn Number down = 4 tức là một trang giấy chứa 4 thư hay 4 nhãn => chiều cao mỗi nhãn =(chiều cao giấy – lề trên – lề dưới):4 =(29.7-0.5-0.5)=6.4cm
• Label width: Chọn chiều rộng của nhãn, trên chọn một trang giấy có 2 cột (number across = 2) => chiều rộng của nhãn được tính bằng (chiều rộng giấy – lề trái – lề phải) :2 = (29.7-0.5-0.5):2 =9.5cm
• Vertical pitch: Khoảng cách giữa các nhãn theo chiều dọc = chiều cao của nhãn + lề trên + lề dưới = 6.4 + 0.5 + 0.5 = 7.4cm
• Horizontal pitch: Khoảng cách giữa các nhãn theo chiều ngang = chiều rộng của nhãn + lề trái + lề phải = 9.5 + 0.5 + 0.5 = 10.5cm

Lưu ý rằng các giá trị trên được tính dựa trên số nhãn trên một trang mà bạn đã chọn.

Bước 5: Hoàn tất công đoạn điều chỉnh Labels details

Nhấp chọn OK và chọn tên nhãn mới tạo -> nhấp chọn OK.

Bước 6: Mail Merge

Sau khi chọn OK, hộp thoại thông báo sẽ xuất hiện để sử dụng nhãn. Hệ thống sẽ xóa dữ liệu trên trang. Nhấp chọn OK.

Bước 7: Kết quả

 Kết quả, bạn đã tạo thành công một trang có 8 nhãn được chia thành 2 cột.

Bước 8: Dán nội dung đã sao chép ở bước 1

Nhấp chuột vào nhãn đầu tiên và dán nội dung đã sao chép từ bước 1. Kết quả sẽ được hiển thị.

Bước 9: Tạo một khung viền cho nhãn của chúng ta.

Bước 10: Thay đổi màu nền và đường viền cho nhãn:

• Nhấp chuột phải và chọn Format shape.

Chọn không đổ màu no fill.

Điều chỉnh màu sắc, kiểu và độ rộng của đường viền.

Bước 11: Sau khi tạo xong khung viền cho nhãn, nhấp chọn biểu tượng Cập nhật nhãn để tạo các nhãn còn lại.

Kết quả, bạn đã tạo thành công khung hình cho các nhãn.

Bước 12: Thêm các trường từ tệp Excel:

Trong thẻ Mailings, nhấp vào Select Recipients.

Tìm đường dẫn đến tệp Excel chứa danh sách.

Chọn Sheets chứa nội dung muốn tạo nhãn và nhấp chọn OK.

Nhấp chuột tại vị trí nhãn đầu tiên và chọn trường dữ liệu bằng cách nhấp vào Insert label field và chọn trường tương ứng.

Sau khi chọn xong các trường dữ liệu cho nhãn đầu tiên, nhấp chọn Update Label để áp dụng cho các nhãn khác.

Nhấp chọn Preview Result để xem trước nội dung vừa tạo.

Bước 13: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu nội dung thư đã tạo.

Bước 14: Sau khi nhấn Lưu, bạn đã tạo thành công thư từ tệp Excel.

FAQ – Giải đáp những thắc mắc liên quan đến Cách trộn nhiều thư trên 1 trang giấy từ bảng Excel trong Word 2016

1. Tại sao lại cần trộn nhiều thư từ từ bảng Excel vào Word 2016 trên một trang giấy?

   >> Việc trộn nhiều thư từ từ bảng Excel vào Word 2016 trên cùng một trang giấy giúp tiết kiệm thời gian và công sức, giúp bạn tạo ra các thư từ cá nhân hóa hoặc xuất bản hợp đồng một cách dễ dàng.

2. Có cách nào để chỉ in một số thư từ cụ thể từ bảng Excel vào Word không?

   >> Đúng vậy, bạn có thể trộn chỉ một số thư từ cụ thể từ bảng Excel vào Word 2016. Trong quá trình trộn, Word sẽ cho phép bạn chọn các dòng dữ liệu hoặc mục cụ thể trong bảng Excel để chỉ in những thư từ tương ứng.

3. Có cách nào để tạo các trang giấy trống giữa các thư từ khi trộn từ Excel vào Word?

   >> Để tạo các trang giấy trống giữa các thư từ khi trộn từ Excel vào Word 2016, bạn có thể sử dụng chức năng nhập liệu mã nguồn. Bạn có thể chèn mã nguồn để Word tự động chèn trang mới sau mỗi thư từ kết thúc trong đoạn mã trộn.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ Cách trộn nhiều thư trên 1 trang giấy từ bảng Excel trong Word 2016. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc muốn chia sẻ kinh nghiệm của mình, hãy để lại bình luận dưới đây. Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến và chia sẻ của bạn. Hãy đồng hành cùng aptech để tiếp tục khám phá thêm những cách sử dụng hữu ích trong Word 2016 và nâng cao hiệu suất công việc của bạn.