Cách sử dụng tính năng tự động điền ô trong Excel là tính năng cho phép tự động điền dữ liệu vào hàng hoặc cột dựa trên những thiết lập mà người dùng lựa chọn. Trong bài viết này, aptech sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng tự động điền dữ liệu (Autofill) chỉ với một số thao tác cơ bản.
Hướng dẫn cách cài đặt nhập dữ liệu tự động
Trong cách sử dụng tính năng tự động điền ô trong Excel, bạn có thể cài đặt để tự động nhập dữ liệu cho một số trường như thứ, ngày, tháng. Để thực hiện nhập tự động cho những trường này, bạn chỉ cần nhập giá trị cho ô đầu tiên và sau đó giữ chuột trái và kéo xuống. Khi làm như vậy, các giá trị tiếp theo sẽ tự động điền cho các ô còn lại.
Ví dụ, với trường thứ, khi bạn nhập “Thứ Hai” và kéo xuống, các ô phía dưới sẽ tự động điền là “Thứ Ba”, “Thứ Tư”,… cho đến “Chủ Nhật”, và sau đó quay trở lại “Thứ Hai” để điền tiếp. Tương tự, với trường tháng, bạn cũng có thể thực hiện tương tự.
Cách 1: Nhập trực tiếp vào danh sách tùy chỉnh
Giả sử bạn muốn cách sử dụng tính năng tự động điền ô trong Excel các giá trị khu vực: Bắc, Trung, Nam. Nghĩa là khi bạn nhập “Bắc” và kéo xuống, Excel sẽ tự động điền các giá trị “Trung” và “Nam”. Để thiết lập điều này, bạn có thể làm như sau:
- Bước 1: Ở thanh công cụ, chọn “Tệp” sau đó chọn “Tùy chọn”.
- Bước 2: Khi hộp thoại “Tùy chọn Excel” xuất hiện, chọn tab “Nâng cao”. Cuộn xuống tìm mục “Chung” và chọn “Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh”.
- Bước 3: Chỉnh sửa trong danh sách tùy chỉnh:
+ Chọn “DANH SÁCH MỚI” trong phần “Danh sách tùy chỉnh”.
+ Nhập lần lượt “Bắc”, “Trung”, “Nam” (mỗi giá trị trên một dòng) vào phần “Các mục trong danh sách”.
+ Chọn “Thêm” rồi nhấn “OK”.
Cách 2: Nhập dữ liệu từ bảng tính vào danh sách tùy chỉnh
Cách 1 chỉ phù hợp khi trường dữ liệu có số lượng giá trị ít và bạn có thể nhập bằng cách thủ công. Tuy nhiên, khi dữ liệu có số lượng lớn, bạn có thể áp dụng cách 2 sau đây.
Giả sử bạn muốn Excel tự động nhập dữ liệu là tên của 63 tỉnh thành. Trước tiên, bạn cần chuẩn bị danh sách 63 tỉnh thành trong bảng tính Excel.
- Bước 1: Trên thanh công cụ, nhấn chọn “Tệp”, sau đó chọn “Tùy chọn”.
- Bước 2: Khi hộp thoại “Tùy chọn Excel” xuất hiện, chọn tab “Nâng cao”. Cuộn xuống tìm mục “Chung” và chọn “Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh”.
- Bước 3: Tùy chỉnh danh sách tùy chỉnh:
+ Chọn “DANH SÁCH MỚI” nằm ở phần “Danh sách tùy chỉnh”.
+ Nhấp vào “Nhập danh sách từ các ô” sau đó chọn phần dữ liệu tên 63 tỉnh thành đã chuẩn bị sẵn.
+ Chọn “Nhập” và nhấn “OK”.
Với cách sử dụng tính năng tự động điền ô trong Excel trên, bạn đã hoàn tất cài đặt. Giờ hãy thử nhập tên tỉnh thành đầu tiên và kéo xuống để Excel tự động điền các giá trị tiếp theo nhé.
Hướng dẫn xóa trường tự động nhập dữ liệu
Cách sử dụng tính năng tự động điền ô trong Excel, bạn có thể làm như sau:
- Bước 1: Trên thanh công cụ, nhấp vào “Tệp” sau đó chọn “Tùy chọn”.
- Bước 2: Khi hộp thoại “Tùy chọn Excel” xuất hiện, chọn tab “Nâng cao”. Cuộn xuống và tìm mục “Chung”, sau đó chọn “Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh”.
- Bước 3: Chọn trường cần xóa, sau đó nhấp vào “Xóa”, và nhấn “OK”. Excel sẽ hiển thị thông báo xác nhận việc xóa trường, bạn chỉ cần nhấp “OK” để hoàn tất.
FAQ – Câu hỏi về cách sử dụng tính năng tự động điền ô trong Excel
Tính năng tự động điền ô trong Excel có thể áp dụng cho những trường dữ liệu nào?
Tính năng tự động điền ô trong Excel có thể áp dụng cho các trường như ngày tháng, thứ, dãy số, các mẫu dữ liệu định sẵn và nhiều hơn nữa. Bạn có thể tùy chỉnh để Excel tự động điền dữ liệu cho các trường khác phù hợp với nhu cầu.
Làm thế nào để cài đặt tính năng tự động điền ô trong Excel?
Để cài đặt cách sử dụng tính năng tự động điền ô trong Excel, bạn cần chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh. Đầu tiên, bạn chọn “Tệp” trên thanh công cụ, sau đó chọn “Tùy chọn”. Tiếp theo, trong hộp thoại Options, chọn tab “Nâng cao” và cuộn xuống đến mục “Chung”. Ở đó, bạn sẽ thấy tùy chọn “Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh”. Nhấp vào đó và bạn có thể tùy chỉnh danh sách theo ý muốn.
Có cách nào để xóa trường dữ liệu tự động nhập trong Excel?
Để xóa trường dữ liệu tự động nhập trong Excel, bạn làm theo các bước sau: trên thanh công cụ, chọn “Tệp” và sau đó chọn “Tùy chọn”. Trong hộp thoại Options, chọn tab “Nâng cao” và cuộn xuống tìm đến mục “Chung”.
Ở đó, chọn “Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh”. Cách sử dụng tính năng tự động điền ô trong Excel tiếp theo, chọn trường cần xóa và nhấp vào “Xóa”. Cuối cùng, nhấn “OK” để hoàn tất việc xóa trường dữ liệu tự động nhập.
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ các nội dung chia sẻ về cách sử dụng tính năng tự động điền ô trong Excel. Hy vọng, thông qua bài viết của aptech đã giúp bạn nắm được những thủ thuật thao tác thanh công.
