Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng từng gặp tình trạng file Excel của mình quá lớn và khó kiểm soát. Hôm nay, aptech sẽ chia sẻ với các bạn cách giảm dung lượng file Excel một cách đơn giản và hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu và áp dụng nhé!
Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân.
Xóa định dạng ở các hàng và cột trống.
- Để xóa định dạng các hàng và cột trống, hãy chọn hàng và cột cần xóa, sau đó truy cập vào thẻ “Home“, chọn “Editing” và nhấn vào “Clear“, sau đó chọn “Clear All“.
Xóa các định dạng có điều kiện.
- Có thể file của bạn chứa các định dạng có điều kiện, đây cũng là một nguyên nhân khiến file dữ liệu có kích thước lớn. Để khắc phục, vào thẻ “Home”, chọn “Conditional Formatting” và nhấn vào “Clear Rules”, sau đó chọn “Clear Rules from entire Sheet”.
Nén hình ảnh trong file Excel.
File dữ liệu của bạn có thể chứa nhiều hình ảnh, thường thì hình ảnh có kích thước lớn, do đó để sử dụng hình ảnh trong file dữ liệu, bạn cần nén file hình ảnh để giảm kích thước file.
- Chọn file ảnh, sau đó vào thẻ “Format” và chọn “Compress pictures” để nén hình ảnh.
- Trong hộp thoại hiện ra, chọn “Apply only to this picture” và “Delete cropped areas of pictures” để xóa các vùng ảnh bị cắt, sau đó nhấn “OK” để nén hình ảnh.
FAQ – Những câu hỏi liên quan
Tại sao nén file ảnh giúp giảm dung lượng file Excel?
Việc nén file ảnh giúp giảm dung lượng file Excel bởi vì hình ảnh trong file có thể chiếm nhiều không gian lưu trữ. Khi nén file ảnh, các định dạng và chi tiết không cần thiết sẽ bị loại bỏ, giúp giảm kích thước file một cách đáng kể.
Tại sao xóa các định dạng có điều kiện giúp giảm dung lượng file Excel?
Các định dạng có điều kiện trong file Excel có thể tạo ra quy tắc để đánh dấu các ô dữ liệu cụ thể. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều quy tắc, chúng có thể làm tăng kích thước file. Bằng cách xóa các định dạng này, bạn sẽ giảm đi không gian lưu trữ cần thiết cho quy tắc này mà không ảnh hưởng đến dữ liệu.
Tại sao nên lưu file dưới dạng tập tin nhị phân để giảm dung lượng?
Khi lưu file Excel dưới dạng tập tin nhị phân như .xlsb, chương trình sẽ nén và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả hơn so với các định dạng khác như .xlsx. Điều này giúp giảm dung lượng file mà vẫn giữ được cấu trúc và định dạng của dữ liệu gốc.
Rất hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách giảm dung lượng file Excel một cách đơn giản và tiết kiệm không gian lưu trữ. Bây giờ, bạn có thể áp dụng những phương pháp đã được chia sẻ và tận dụng tối đa hiệu quả của file Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến nào, hãy để lại trong phần bình luận dưới đây. Hãy chia sẻ bài viết này với những người khác để giúp họ giảm dung lượng file Excel của mình. Cảm ơn bạn đã đọc và hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo!
