Giới thiệu tổng hợp thủ thuật, mẹo vặt Excel hay cho dân kế toán.

Bạn là dân kế toán thì không thể nào bỏ qua tổng hợp thủ thuật, mẹo vặt Excel hay cho dân kế toán! Hãy để aptech chia sẻ kiến thức tổng hợp để bạn hiểu rõ hơn và áp dụng vào công việc hàng ngày. Cùng khám phá những bí quyết hữu ích này để trở thành nhà quản lý số liệu thông thạo nhé!

Tổng hợp thủ thuật, mẹo vặt Excel hay cho dân kế toán.

Excel là công cụ tính toán mạnh mẽ và phổ biến nhất trong thời điểm hiện tại. Đặc biệt đối với nhân viên kế toán, làm việc với bảng tính Excel là điều phổ biến. Hiểu và nắm bắt Tổng hợp thủ thuật, mẹo vặt Excel hay cho dân kế toán sẽ giúp bạn đạt hiệu suất làm việc tốt nhất. 

1. Thêm và xóa dòng hoặc cột bằng bàn phím

Để thêm (hoặc xóa) dòng hoặc cột trong Excel, bạn chỉ cần chọn dòng hoặc cột kế bên và sau đó sử dụng tổ hợp phím sau:

• Thêm dòng (hoặc cột): Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “+”

• Xóa dòng (hoặc cột): Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “-“

2. Sao chép và di chuyển dữ liệu một cách tốc độ nhanh và hiệu quả.

Để sao chép và di chuyển dữ liệu nhanh chóng, bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển, sau đó di chuột đến viền của vùng dữ liệu đã chọn cho đến khi con trỏ chuột thành mũi tên 4 chiều. Sau đó, cố định chuột và di chuyển đến vị trí mới.

Nếu bạn muốn sao chép nhanh, nhấn giữ phím Ctrl trong quá trình di chuyển.

3. Xóa các ô trống trong một vùng dữ liệu

Nếu tập tin dữ liệu của bạn có nhiều dòng trống không nằm liền kề, việc chọn và xóa từng dòng trống sẽ tốn thời gian. Để xóa tất cả dòng trống trong vùng dữ liệu, làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn xóa dòng trống. Sau đó, nhấn vào nút “Information Filter/Lọc dữ liệu” trên thanh công cụ. Tiếp theo, nhấp vào mũi tên bên cạnh một ô bất kỳ và bỏ chọn “Choose All/chọn tất cả“. Tích vào ô “Clean/Trống” và nhấn “OK“.

• Bước 2: Sau khi tích chọn “Clean/Trống”, tất cả các dòng trống liền kề sẽ được hiển thị. Chỉ cần chọn những dòng trống đó và nhấn chuột phải, sau đó chọn “Delete Rows/Xóa dòng”.

4. Tận dụng tính năng lọc dữ liệu trong Excel.

Khi bạn có một lượng dữ liệu lớn và muốn xem kết quả cho một đối tượng cụ thể hoặc lọc danh sách học sinh tham gia các cuộc thi từ một lớp hay một trường, bạn có thể sử dụng tính năng lọc nhanh trong Excel để tiết kiệm thời gian.

Để thực hiện điều này, xin hãy tuân thủ theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Bôi đen dòng tiêu đề, sau đó nhấp vào thẻ “Information/Dữ liệu” và chọn “Filter/Lọc”.

Trên dòng tiêu đề, bạn sẽ thấy mũi tên nhỏ. Nhấp vào mũi tên đó và lọc dữ liệu theo ý muốn.

5. Hạn chế giá trị nhập vào trong bảng tính Excel

Để tránh trường hợp người dùng thay đổi dữ liệu thành số lớn hơn, bạn có thể hạn chế giá trị cho ô dữ liệu.

• Bước 1: Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn áp dụng hạn chế. Sau đó, nhấp vào thẻ “ Information /Dữ liệu” và chọn “Information Validation/Kiểm tra dữ liệu”.

 

• Bước 2: Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Trong mục “Permit/Cho phép”, chọn “Complete quantity /Số nguyên”. Trong mục “Information/Dữ liệu”, chọn “Between/Trong khoảng” và nhập giới hạn giá trị tương ứng với “ Minimal/Tối thiểu” và “ Maximums/Tối đa”.

Bây giờ, nếu bạn nhập giá trị thưởng là 600k, hệ thống sẽ cảnh báo vượt quá giới hạn.

6. Quản lý danh mục hàng hóa cố định bằng tính năng Validation

Nếu bạn muốn quản lý danh mục hàng hóa và tránh việc nhập sai hoặc nhập hàng không có trong danh mục, bạn có thể sử dụng tính năng Validation của Excel. Ví dụ, tạo danh sách tên hàng hóa trong một cột để người dùng chỉ có thể nhập các hàng hóa có tên trong danh mục.

• Bước 1: Tạo danh sách các hàng hóa. Chọn ô cần chứa danh sách này, sau đó nhấp vào thẻ “Information/Dữ liệu” và chọn “Information Validation/Kiểm tra dữ liệu”. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn “Danh sách” trong mục “Permit/Cho phép” và chọn vùng dữ liệu chứa tên các hàng hóa trong mục “Record /Nguồn”. Nhấp vào “OK”.

– Sau đây là kết quả:

7. Sử dụng tính năng Format Painter nhiều lần

Tính năng Format Painter cho phép bạn áp dụng định dạng từ một đối tượng đã được định dạng trước đó cho các đối tượng sau. Nếu bạn muốn áp dụng cho nhiều đối tượng liên tiếp, bạn không cần kích chuột trái và chọn đối tượng cần áp dụng nhiều lần. Thay vào đó, bạn chỉ cần nhấp đúp vào “Công cụ Format Painter” và chọn các đối tượng cần áp dụng.

8. Chuyển dữ liệu từ cột sang dòng và ngược lại

9. Ẩn các kiểu dữ liệu

10. Nhập số bắt đầu bằng số 0

Thường thì Excel không cho phép bạn nhập số bắt đầu bằng số 0. Có hai phương pháp để giải quyết vấn đề này

Cách 1: Nhập dấu nháy đơn “‘” trước giá trị mà bạn muốn nhập.

Cách 2:Thay đổi định dạng của ô dữ liệu. Trong mục “Kiểu”, nhập chuỗi 8 chữ số 0.

11. Tạo một danh sách thả xuống trong Excel

Rất đơn giản, bạn thực hiện các bước tương tự như trong mục 6. Quản lý danh mục hàng hóa cố định bằng tính năng Validation.

12. Thêm đường chéo vào ô

Chọn ô dữ liệu mà bạn muốn thêm đường chéo vào, sau đó chuột phải và chọn “Format Cell/Định dạng ô”. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn ô chứa đường chéo theo hướng bạn muốn.

13. Thêm phím truy cập nhanh vào thanh công cụ Fast Entry

Thanh công cụ Fast Entry cho phép bạn nhanh chóng truy cập các tính năng mà bạn thường sử dụng trong Excel. Để thêm các tính năng khác, bạn nhấp vào mũi tên và chọn tính năng bạn muốn thêm vào thanh công cụ Fast Entry.

14. Sử dụng tìm kiếm thông minh trong bảng tính

Khi bạn không nhớ chính xác dữ liệu cần tìm, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm thông minh bằng cách kết hợp với ký tự “*”.

15. Đặt tiêu đề cho nhiều sheet cùng lúc

Nếu file Excel của bạn có nhiều sheet và bạn muốn đặt tiêu đề giống nhau cho tất cả các sheet khi in, làm theo các bước sau:

Chuột phải vào một sheet bất kỳ và chọn “Choose All Sheets/Chọn tất cả các sheet”.

Nhập tiêu đề mà bạn muốn để cho các sheet.

Chuột phải vào một sheet bất kỳ và chọn “Ungroup Sheets/Bỏ chọn các sheet”.

Kết quả là toàn bộ các sheet trong file Excel sẽ có cùng một tiêu đề.

16. Nhập dữ liệu từ file văn bản sang Excel

Dữ liệu trong Phrase có định dạng tab, bạn muốn chuyển sang Excel sao cho dữ liệu trên mỗi tab tương ứng với một cột. Để làm điều này, bạn chỉ cần dán nội dung văn bản từ Phrase sang Excel, sau đó chọn “Information/Dữ liệu” và chọn “Information Validation/Kiểm tra dữ liệu”. Hộp thoại sẽ xuất hiện, nhấp vào “Subsequent/Tiếp theo” cho đến khi hoàn thành “End/Hoàn thành”.

17. Giữ dòng tiêu đề cố định

Nếu nội dung dữ liệu của bạn quá lớn và bạn muốn giữ dòng tiêu đề khi di chuyển, hãy đặt con trỏ chuột phía dưới dòng tiêu đề cần giữ và vào thẻ “View/Xem” sau đó chọn “ Freeze Panes/Đóng băng ô”.

18. Kết nối dữ liệu giữa Excel và Phrase

Dữ liệu của bạn được lưu trữ trong hai file Phrase và Excel và khi các dữ liệu trong một file thay đổi, file khác sẽ được cập nhật theo. Để làm điều này, sao khi bạn sao chép dữ liệu từ file Phrase, chọn “Paste Particular /Dán đặc biệt” và chọn “Paste Hyperlink/Dán liên kết” sau đó chọn “Sử dụng với Microsoft Phrase Doc”.

Như vậy, hai file dữ liệu sẽ được liên kết với nhau.

Ngoài ra, bạn cũng nên nắm vững một số phím tắt quan trọng trong Excel:

1. Tính tổng nhanh mà không cần sử dụng hàm: Sử dụng tổ hợp phím “ALT + =”.
2. Bật tính năng lọc dữ liệu nhanh: Sử dụng tổ hợp phím “CTRL + SHIFT + L”.
3. Hiển thị công thức: Sử dụng tổ hợp phím “CTRL + ~”.
4. Di chuyển nhanh giữa các sheet: Sử dụng tổ hợp phím “CTRL + PAGE UP” hoặc “CTRL + PAGE DOWN”.
5. Di chuyển giữa các Workbook: Sử dụng tổ hợp phím “CTRL + SHIFT TAB”.

FAQ – Giải đáp những thắc mắc liên quan đến Tổng hợp thủ thuật, mẹo vặt Excel hay cho dân kế toán.

Q1: Làm cách nào để tìm hiểu thêm về các thủ thuật và mẹo vặt trong Excel?

A1: Để tìm hiểu thêm về các thủ thuật, mẹo vặt Excel hay cho dân kế toán, bạn có thể tìm kiếm trên web hoặc tham gia các khóa học trực tuyến về Excel. Ngoài ra, có nhiều nguồn tài liệu và sách chuyên về Excel có thể giúp bạn nâng cao kỹ năng và khám phá những thủ thuật mới.

Q2: Excel có những tính năng đặc biệt nào có thể giúp dân kế toán làm việc hiệu quả hơn?

A2: Excel cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho dân kế toán. Ví dụ như tự động tính toán công thức, tạo biểu đồ và đồ thị để phân tích dữ liệu, thiết kế bảng tính linh hoạt với bảng tính chéo. Ngoài ra, Excel còn hỗ trợ lập trình VBA giúp tạo các macro để tự động hóa công việc.

Q3: Tại sao nên sử dụng Excel trong công việc kế toán?

A3:Việc sử dụng Excel trong công việc kế toán rất hữu ích vì nó mang lại khả năng quản lý và phân tích dữ liệu một cách thuận tiện và chính xác. Bằng cách sử dụng các công thức và chức năng tích hợp, Excel giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong tính toán. Ngoài ra, khả năng tạo báo cáo và biểu đồ giúp bạn trình bày thông tin một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.

Hãy để lại nhận xét của bạn về bài viết này và chia sẻ nó với mọi người. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về Tổng hợp thủ thuật, mẹo vặt Excel hay cho dân kế toán, đừng ngần ngại để lại cho chúng tôi. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ bạn. Hãy chia sẻ bài viết này để cùng nhau khám phá những bí quyết và kỹ năng hữu ích trong Excel cho công việc kế toán hiệu quả hơn!