Sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel là một kỹ năng quan trọng mà mọi người có thể áp dụng trong cuộc sống hàng ngày. Từ việc xếp danh sách bạn bè cho đến sắp xếp danh sách công việc, việc này giúp ta tìm kiếm và quản lý thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Cùng khám phá cách sắp xếp tên trong Excel để nâng cao khả năng làm việc của bạn!
Cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel
Bước 1: Để bắt đầu, chúng ta cần tạo thêm hai cột bên cạnh cột “Họ và tên” (đặt tên cho cột mới là “Họ” và “Tên“) và sao chép toàn bộ dữ liệu từ cột “Họ và tên” sang cột “Tên“. Điều này sẽ giúp chúng ta phân tách các phần tên trong danh sách.
Bước 2: Chọn toàn bộ cột “Tên” và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
– Hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện: Trong phần Find What hãy nhập ký tự * và dấu cách; để phần Replace trống. Sau đó nhấn kích chọn Replace All.
– Hộp thoại thông báo sẽ hiện ra bạn hãy nhấn chọn OK và Close hộp thoại Find and Replace. Kết quả là các tên đã được cắt (như mô tả trong hình vẽ).
Bước 3: Để lấy giá trị Họ và Tên lót hãy sử dụng hàm left() và hàm Len(). Tại cột Họ hãy nhập câu lệnh sau: LEFT(C3,LEN(C3)-LEN(E3)-1).
Bạn sẽ nhận được kết quả là giá trị Họ (như mô tả trong hình vẽ).
Bước 4: Sao chép toàn bộ nội dung trong Họ và cột Tên -> chọn Paste Value và dán giá trị trở lại cùng vị trí ban đầu.
Chú ý: Chọn giá trị Paste Value để tránh lỗi khi xóa cột Họ và tên.
Bước 5: Tiếp theo, chúng ta sẽ xóa cột Họ và tên. Sau đó, thêm hai cột mới và đặt tên là Tên Họ và cột Tên lót. Sao chép toàn bộ dữ liệu từ cột Họ sang cột Tên lót.
Bước 6: Bôi đen toàn bộ cột Tên lót sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + H, Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Trong mục Find What nhập kí tự * và dấu cách; để mục Replace trống. Sau đó nhấn chọn Replace All.
Bạn sẽ nhận được kết quả đã cắt được tên lót.
Bước 7: Để lấy giá trị Họ (như mô tả trong hình vẽ), bạn nhập câu lệnh sau vào ô C1.
Cho kết quả là:
Bước 8: Tiếp theo, bạn sao chép cột Tên họ và cột Tên lót sau đó dán giá trị trở lại cùng vị trí ban đầu (sử dụng Paste Value) để tránh lỗi khi xóa cột “Họ” và “Tên lót”.
Bước 9: Xóa cột Họ. Sau khi hoàn thành, bảng dữ liệu sẽ trông như sau:
Bước 10: Bạn hãy nhấn chọn Data –> chọn Sort (như hình vẽ).
Bước 11: Lúc này, một hộp thoại sẽ hiển thị và bạn nhấp vào Add Level để thêm trường sắp xếp.
Chú ý: Để đảm bảo thứ tự sắp xếp là Tên => Tên lót => Họ bạn cần chọn các trường này theo thứ tự tương ứng trong hộp thoại.
Và đây là kết quả sau khi sắp xếp:
Bước 12: Gộp dữ liệu 3 cột Tên họ, Tên lót và Tên thành một cột duy nhất.
Có rất nhiều cách gộp, mình giới thiệu cách gộp đơn giản dễ hiểu nhất: Chèn 1 cột đặt Họ và tên và gõ lệnh theo như hình vẽ:
Bước 13: Để tránh lỗi khi xóa 3 cột “Tên họ”, “Tên lót“, “Tên“, bạn cần sao chép cột “Họ và tên” và dán giá trị chính xác vào vị trí ban đầu sử dụng chức năng Paste Value
Bước 14: Tiếp theo, bạn hãy xóa 3 cột “Tên họ“, “Tên lót” và “Tên“. Đồng thời, đừng quên sửa lại số thứ tự nếu cần thiết. Kết quả là dữ liệu của bạn đã được sắp xếp theo tên.
FAQ: Những giải đáp về cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel
1. Có thể sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel dựa trên một tiêu chí khác ngoài “Tên” không?
Có, trong Excel, bạn có thể sắp xếp tên theo thứ tự abc dựa trên bất kỳ tiêu chí nào trong dữ liệu, không nhất thiết phải là cột “Tên”. Bạn chỉ cần chọn cột hoặc các trường phù hợp và thực hiện các bước tương tự như hướng dẫn để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự abc.
2. Làm thế nào để sắp xếp tên không phân biệt chữ hoa chữ thường trong Excel?
Để sắp xếp tên mà không phân biệt chữ hoa chữ thường trong Excel, bạn cần chọn tùy chọn “Sắp xếp không phân biệt chữ hoa chữ thường” trong hộp thoại Sắp xếp dữ liệu. Điều này đảm bảo rằng các ký tự chữ hoa và chữ thường sẽ được xem xét như nhau khi thực hiện sắp xếp.
3. Tại sao phải sử dụng chức năng Paste Values khi sao chép và dán lại giá trị từ cột Họ và tên?
Khi sao chép và dán lại giá trị từ cột “Họ và tên”, việc sử dụng chức năng “Paste Values” là để đảm bảo rằng chỉ giá trị của từng ô được sao chép và dán, không bao gồm các công thức hay định dạng khác. Điều này giúp tránh sự lệch dữ liệu hay lỗi kết quả khi thực hiện các bước tiếp theo như xóa cột “Họ và tên” mà không ảnh hưởng đến kết quả xử lý trước đó.
Kết luận
Vậy là bạn đã khám phá được cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel một cách chi tiết và dễ dàng. Đừng ngần ngại chia sẻ bài viết này với mọi người để giúp họ nắm bắt kỹ năng quan trọng này. Sắp xếp tên thật tiện lợi và hữu ích cho việc quản lý thông tin trong cuộc sống hàng ngày.
