Bạn đã bao giờ muốn tạo một danh sách hoặc danh sách thả xuống trong Excel nhưng không biết cách làm? Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách tạo List và Drop Down List trong Excel một cách đơn giản và dễ dàng. Hãy cùng aptech tìm hiểu ngay thôi!
Tạo danh sách đơn giản
- Bước 1: Chọn tab Dữ liệu -> Kiểm tra dữ liệu.
- Bước 2: Hộp thoại hiện ra, chọn Danh sách trong mục Cho phép, nhập tên các thành phần trong danh sách thả xuống đó, các thành phần được phân tách bằng dấu phẩy.
Bạn cũng có thể nhập các thành phần của danh sách thả xuống trên một sheet khác mà không cần nhập trực tiếp. Ví dụ: Tạo sheet Dữ liệu với danh sách các tỉnh:
Chọn biểu tượng di chuyển -> di chuyển sang Sheet Dữ liệu -> chọn toàn bộ các tỉnh:
Kết quả sẽ giống như khi tạo danh sách bằng cách nhập trực tiếp.
Tạo danh sách phụ thuộc vào danh sách khác
Ví dụ: Nhập danh sách các tỉnh và danh sách các thành phố phụ thuộc vào danh sách các tỉnh.
Để tạo danh sách phụ thuộc, bạn nên nhập dữ liệu vào danh sách theo cách thứ hai. Có bảng dữ liệu sau:
- Bước 1: Đặt tên cho các vùng dữ liệu.
Để tạo danh sách phụ thuộc, bạn phải đặt tên cho các vùng dữ liệu liên quan:
Đặt tên QuảngNinh cho vùng dữ liệu trong thành phố Quảng Ninh, từ ô C2 -> ô C7 (lưu ý đúng dấu và chữ viết hoa, không chứa khoảng trắng).
Đặt tên HảiPhòng cho vùng dữ liệu từ ô D2 -> ô D5.
Đặt tên TháiBình cho vùng dữ liệu từ ô E2 -> ô E7.
-> Cách đặt tên như sau: Chuột phải vào vùng dữ liệu muốn đặt tên -> Chọn Định danh:
Hộp thoại hiện ra, nhập tên tương ứng cho các vùng như đã quy định ở trên:
Hãy chú ý đặt tên sao cho giống với giá trị trong tên tỉnh (nhưng không chứa khoảng trắng).
- Bước 2: Sau khi đặt tên cho dữ liệu, bạn nhấp chuột vào ô muốn tạo danh sách -> Chọn tab Dữ liệu -> Kiểm tra dữ liệu.
- Bước 3: Hộp thoại hiện ra, trong mục Cho phép, chọn Danh sách, trong mục Nguồn nhập công thức sau: =TRACEPHOVIETNAM(SUBSTITUTE(C15,” “,””)).
Hãy chú ý ở bước này, công thức sử dụng địa chỉ tương đối nếu giá trị giữa các thành phố không thay đổi.
Bước 4: Nhấp chuột OK, kết quả sẽ được hiển thị:
Sao chép công thức cho các ô còn lại cũng cho kết quả tương tự:
Vậy là bạn đã tạo xong một danh sách phụ thuộc vào danh sách khác. Trong bài viết này, chúng ta sử dụng hàm TRACEPHOVIETNAM kết hợp với hàm SUBSTITUTE để lấy giá trị tên tỉnh đã bỏ đi dấu cách và tham chiếu tới vùng dữ liệu có cùng tên với giá trị tham chiếu.
Ví dụ: Khi danh sách tỉnh lấy giá trị “Thái Bình”, hàm SUBSTITUTE sẽ loại bỏ dấu cách => giá trị tham chiếu trở thành “TháiBình” => tham chiếu tới vùng dữ liệu có tên “TháiBình” => Giá trị trả về là danh sách các huyện trong tỉnh Thái Bình từ ô E2 -> ô E7 trên sheet dữ liệu đã đặt tên.
FAQ – Những câu hỏi liên quan
Làm sao để tạo một danh sách trong Excel?
Để tạo danh sách trong Excel, bạn có thể chọn tab Dữ liệu và sau đó chọn Kiểm tra dữ liệu. Trong hộp thoại hiện ra, bạn chọn Danh sách trong mục Cho phép và nhập tên các thành phần trong danh sách, phân tách bằng dấu phẩy. Bạn cũng có thể nhập danh sách từ một sheet khác.
Tại sao tạo danh sách phụ thuộc vào danh sách khác trong Excel?
Tạo danh sách phụ thuộc giúp tổ chức và quản lý thông tin một cách có cấu trúc. Bằng cách phụ thuộc vào danh sách khác, bạn có thể liên kết dữ liệu giữa các trường và đồng bộ hóa cập nhật trong các danh sách liên quan.
Có cách nào tạo danh sách phụ thuộc tự động trong Excel không?
Để tạo danh sách phụ thuộc tự động, bạn cần đặt tên cho các vùng dữ liệu trong danh sách. Sau đó, trong ô muốn tạo danh sách, chọn tab Dữ liệu và Kiểm tra dữ liệu. Trong hộp thoại, chọn Danh sách và nhập công thức tham chiếu đến vùng dữ liệu tương ứng. Khi thay đổi giá trị trong danh sách gốc, danh sách phụ thuộc sẽ được cập nhật tự động.
Hãy chia sẻ bài viết này cho những người khác, đặt câu hỏi của riêng bạn và để lại bình luận về trải nghiệm của bạn khi tạo danh sách và danh sách thả xuống trong Excel. Chúng ta có thể học hỏi và trao đổi kiến thức để cùng nhau khám phá thêm những cách thức mới và tối ưu hóa công việc của mình. Excel không chỉ là công cụ mạnh mẽ mà còn là một nguồn tài nguyên vô cùng hữu ích trong quản lý dữ liệu. Vậy hãy bắt đầu thảo luận và chia sẻ những gì bạn đã học được từ bài viết này nhé!
