Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để biết Cách tách họ và tên thành 2 cột trong Excel không? Câu trả lời là sử dụng các công thức và chức năng mới nhất của Excel. Với những bước đơn giản, bạn có thể tách dữ liệu và sắp xếp lại nó thành hai cột họ và tên riêng biệt, giúp việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian. Dựa vào kiến thức sâu rộng, chúng tôi sẽ chọn lọc thông tin qua bài viết của aptech nhé!
Cách tách họ và tên thành 2 cột trong Excel
Tách họ và tên đơn giản
Hướng dẫn đầu tiên là sao chép dữ liệu Họ và tên vào cột Tên.
Để tách tên, bạn có thể thao tác như sau:
- Chọn dữ liệu từ ô C2 đến C11.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở bảng Tìm kiếm và Thay thế.
Ở phần “Find what“, bạn nhập ký tự * (Shift + 8) và ký tự Space (khoảng trắng) để tách tên. Tiếp đó, chọn “Replace All” để thực hiện tách tên.
Bạn đã hoàn thành việc tách tên từ cột Họ và tên một cách đơn giản nhất.
Để tách dữ liệu cho cột họ, bạn có thể thực hiện bước tương tự bằng cách sao chép dữ liệu từ cột Họ và Tên và dán vào cột Họ. Sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiển thị bảng Tìm kiếm và Thay thế.
Ở phần “Tìm kiếm“, bạn nhập ký tự Space (khoảng trắng) và ký tự * (Shift + 8). Sau đó, nhấn “Thay tất cả” để tách lấy dữ liệu cho cột họ.
Sau khi thực hiện tách tên từ cột Họ và Tên ở cột A, bạn sẽ tìm thấy dữ liệu họ đã được tách và hiển thị ở cột B.
Chú ý: Phương pháp này chỉ áp dụng để tách phần họ từ trong cột họ và tên, không bao gồm phần tên đệm.
Tách họ và tên với nhiều hàm
Một cách khác để tách cột họ và tên là sử dụng hàm trong Excel.
Để thực hiện việc này, bạn có thể nhập công thức sau vào ô C2: =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””)))))
Trong công thức trên, chúng ta sử dụng hàm RIGHT để cắt chuỗi văn bản từ phía bên phải.
- Hàm LEN sẽ giúp lấy độ dài của chuỗi văn bản.
- Hàm SUBSTITUTE được sử dụng để thay thế một chuỗi con cụ thể trong chuỗi văn bản.
Tiếp theo, bạn có thể kéo chuột đến góc phải dưới cùng của ô được chọn (hình vuông nhỏ này được gọi là Fill handle). Tiếp tục giữ và kéo Fill handle xuống cột dọc cho đến khi đến ô A11.
Để lấy phần họ tên đệm, bạn có thể nhập công thức sau vào ô B2: =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))
Trong công thức này, chúng ta sử dụng hàm LEFT để cắt chuỗi văn bản từ phía bên trái.
Hàm LEN được sử dụng để lấy độ dài của chuỗi văn bản.
Tiếp theo, bạn cũng có thể sử dụng Fill handle để sao chép công thức xuống các ô phía dưới.
Tách họ và tên với Text to Columns
Để tách cột họ và tên bằng chức năng Chuyển văn bản thành các cột, bạn thực hiện các bước sau:
- Tô đen các ô chứa dữ liệu họ và tên.
- Chọn tab Dữ liệu (Data) > Chuyển văn bản thành cột (Text to Columns).
Tiếp theo, hộp thoại Thuật sĩ Chuyển văn bản thành cột sẽ xuất hiện. Bạn chọn Tách theo dấu (Delimited) > Tiếp theo (Next).
Tiếp theo, trong phần Phân cách (Delimiters), bạn chọn Khoảng trắng (Space) và nhấn Tiếp theo (Next).
Trong hộp thoại tiếp theo, bạn chọn Tất cả là Văn bản (Text) và tại phần Đích (Destination), bạn chọn ô sẽ chứa dữ liệu sau khi tách. Trong ví dụ này, tôi chọn ô B2 và cuối cùng nhấn Hoàn tất (Finish).
Dữ liệu Họ và Tên từ cột A sẽ được phân tách ra như hình minh họa.
Xin lưu ý: Phương pháp tách cột bằng chức năng Chuyển văn bản thành các cột này sẽ phù hợp cho các tên gồm 2 từ hoặc khi bạn muốn lấy thông tin về họ, tên đệm và tên riêng như được hiển thị trên hình minh họa.
FAQ thường gặp
- Trong Excel, tôi phải làm thế nào để tách họ và tên vào hai cột riêng biệt?
- Để nhận biết Cách tách họ và tên thành 2 cột trong Excel, bạn có thể sử dụng công cụ “Text to Columns”. Đầu tiên, chọn cột chứa họ và tên của bạn. Sau đó, điều hướng đến tab “Data” trên thanh công cụ và chọn “Text to Columns”. Trong ô thoại xuất hiện, chọn “Delimited” và nhấn “Next”. Sau đó, kiểm tra hộp chọn “Space” và nhấn “Next” lại. Cuối cùng, bạn có thể chọn định dạng cho các cột mới chứa họ và tên của bạn trước khi nhấn “Finish”.
- Làm thế nào để tách họ và tên trong Excel nếu có các tên có nhiều từ?
- Nếu các tên trong Excel của bạn có nhiều từ, ví dụ như “Nguyen Van A”, bạn vẫn có thể sử dụng công cụ “Text to Columns”. Theo cách truyền thống, khi bạn chọn kiểu “Delimited” và nhấn “Next”, các tùy chọn như “Space” và “Tab” sẽ không phân biệt được các từ bên trong tên. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn “Other” và nhập ký tự phân cách mà bạn thấy phù hợp. Ví dụ, nếu các tên của bạn được phân cách bằng dấu cách và gạch chéo như “Nguyen / Van / A”, bạn có thể nhập “/ ” (ký tự gạch chéo theo sau là khoảng trắng) trong ô “Other” để tách tên thành cột riêng biệt.
- Làm thế nào để tách họ và tên trong Excel nếu có tên tiếng Việt có dấu?
- Trong trường hợp tên tiếng Việt trong Excel của bạn có dấu, ví dụ như “Nguyễn Văn A”, bạn có thể sử dụng một công thức để tách họ và tên. Trong một ô trống bên cạnh, bạn có thể sử dụng công thức “=LEFT(A1, FIND(” “, A1)-1)” để trích xuất họ (trong đó A1 là ô chứa họ và tên). Sau đó, bạn có thể sử dụng công thức “=MID(A1, FIND(” “, A1)+1, LEN(A1))” để trích xuất tên (với A1 vẫn là ô chứa họ và tên). Với việc sử dụng các công thức này, bạn có thể tách họ và tên dù có dấu trong Excel.
Tóm lại
Với cách tách họ và tên thành 2 cột trong Excel bằng chức năng Text to Columns, việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, lưu ý rằng phương pháp này chỉ áp dụng cho các tên gồm 2 từ hoặc khi bạn muốn tách riêng biệt thông tin về họ, tên đệm và tên riêng. Hãy để lại bình luận của bạn về cách tách họ và tên trong Excel và chia sẻ bài viết này của aptech để giúp người khác làm việc hiệu quả với Excel.
