Hướng dẫn văn phòng cách nhập công thức trong Excel

Để trở thành một nhân viên văn phòng thông minh, bạn cần biết cách nhập công thức trong Excel một cách chính xác và nhanh chóng. Hãy cùng khám phá các bước đơn giản và những mẹo nhỏ để tăng hiệu suất làm việc và giải quyết các tác vụ tính toán một cách hiệu quả. Với hướng dẫn của chúng tôi, bạn sẽ sẵn sàng để thể hiện khả năng sử dụng Excel trong môi trường văn phòng. Tiếp tục đọc để khám phá thêm!

Để thực hiện công việc một cách thuận tiện sau này, bạn nên tìm hiểu kỹ những điều sau đây:

1. Cách sử dụng dấu bằng nhập ở đầu công thức

Để nhập công thức trong Excel, bạn cần bắt đầu với dấu bằng, nếu không Excel sẽ hiểu rằng đó là một chuỗi kí tự thôi. Cách nhập công thức như sau:

Bước 1: Gõ dấu bằng tại ô mà bạn muốn tính toán theo công thức.

Bước 2: Nhập công thức mà bạn muốn tính toán cho ô đó.

Bước 3: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Nếu bạn muốn xem lại công thức của ô đó, chỉ cần click chuột vào ô đó và công thức sẽ được hiển thị trên thanh công thức.

Ví dụ, để tính tổng doanh thu theo tháng của một doanh nghiệp, bạn có thể nhập công thức sau: =D6+D7+D8+D9+D10

Khi bạn nhấn Enter, Excel sẽ thực hiện tính toán dựa trên công thức bạn đã nhập và trả về kết quả trong ô tương ứng.

2. Khám phá kiến thức về công thức tính tổng giá trị trong một cột.

Khi bạn có một công thức tính tổng chứa nhiều số hạng, sử dụng dấu cộng đơn thuần sẽ mất nhiều thời gian và không chính xác. Excel cung cấp hàm tổng giá trị trong một cột để giúp bạn.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại ô mà bạn muốn tính tổng. Vào thẻ Home -> Editing/chỉnh sửa-> AutoSum/ Tự động tổng-> Sum/Tổng.

Bước 2: Nhấn Enter để có công thức trong ô D11.

Bước 3: Nhấn phím Enter để xem kết quả.

3. Sao chép công thức thay vì tạo mới.

Khi có một công thức dài và phức tạp, sao chép công thức là cách tối ưu hơn là tạo mới một công thức. Để sao chép công thức, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Click vào ô chứa công thức cần sao chép và di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô đó cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành dấu thập nhỏ đậm màu đen.

Bước 2: Nhấn và giữ chuột trái, sau đó kéo chuột xuống ô bên dưới để sao chép.. Khi nhấp chuột, nút Auto Fill Option sẽ xuất hiện.

Bước 3: Chỉnh sửa lại công thức để phù hợp với yêu cầu.

Trong trường hợp ô chứa công thức không nằm liền kề với ô cần sao chép công thức, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép và kiểu Paste hợp lệ khi dán để giữ nguyên công thức cũ của ô sao chép.

4. Khám phá về cột trong Excel 2013.

Trong Excel, để xác định một ô, bạn cần dùng chỉ số hàng và chỉ số cột. Chỉ số hàng được đánh số theo thứ tự số, còn chỉ số cột được đánh số theo bảng chữ cái. Giao của hàng và cột tạo thành một ô, hay còn gọi là cell. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin mô tả về ô.

5. Cập nhật kết quả công thức.

Khi bạn sử dụng công thức để tính toán cho một chuỗi dữ liệu trong các ô, nếu giá trị trong các ô thay đổi, kết quả của công thức sẽ tự động cập nhật theo giá trị mới.

Ví dụ, nếu có doanh thu của 5 tháng đầu năm và tháng 2 có sản phẩm bị lỗi khách trả lại, giá trị doanh thu sẽ giảm thành 456700. Bạn chỉ cần chỉnh sửa doanh thu tháng 2 và sau khi nhấn Enter, tổng doanh thu trong 5 tháng sẽ tự động cập nhật theo sự thay đổi của doanh thu tháng 2.

6. Sử dụng hàm Sum cho một số giá trị trong cột.

Khi các giá trị cần tính tổng không nằm liền kề nhau, bạn có thể sử dụng hàm Sum nhưng cách sử dụng sẽ có thay đổi.

Ví dụ, để tính tổng doanh thu của các tháng lẻ:

Bước 1: Tại ô cần tính, nhập công thức: =SUM(D6,D8,D10). Chú ý mỗi giá trị ô trong cột cần tính tổng là một tham số của hàm Sum và được phân cách nhau bởi dấu phẩy.

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả.

7. Sử dụng các hàm khác trong Excel 2013.

7.1 Hàm tính giá trị trung bình.

Excel 2013 cung cấp một số hàm tính toán đơn giản ngay trên thanh công cụ. Ví dụ, để tính nhanh giá trị trung bình của doanh thu trong 5 tháng, bạn có thể làm như sau:

Bước 1: Click vào ô mà bạn muốn tính giá trị trung bình. Vào thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> Average.

Bước 2: Sau khi chọn Average, kết quả sẽ hiển thị.

Bước 3: Nhấn Enter để xem doanh thu trung bình của 5 tháng là bao nhiêu.

7.2 Hàm tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất.

Tương tự như việc tìm giá trị trung bình, bạn cũng có thể tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất. Ví dụ, để tìm doanh thu lớn nhất trong 5 tháng, bạn có thể làm như sau:

Bước 1: Click vào ô mà bạn muốn tính giá trị lớn nhất. Vào thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> Max.

Bước 2: Nhấn Enter để xem doanh thu lớn nhất trong 5 tháng là bao nhiêu.

Đối với việc tìm giá trị nhỏ nhất, bạn thay lựa chọn Max thành Min.

8. Ghi chép các công thức để dễ nhớ.

Nếu bạn cần ghi nhớ các công thức khó, bạn có thể in chúng ra để dễ nhìn.Để thực hiện điều này, bạn có thể thực hiện như sau:

Điều kiện: Workbook của bạn phải chứa các công thức cần in.

– Thực hiện: Vào thẻ FORMULAS -> Formula Auditing -> Show Formulas.

Sau khi chọn Show Formulas, tất cả các công thức trong workbook sẽ được hiển thị và bạn có thể in chúng ra bình thường.

9. Dấu hiệu lạ trên bảng tính.

Đây là những lỗi thường gặp và xuất hiện thường xuyên, vì vậy bạn cần chú ý:

10. Tìm hiểu các công thức khác.

Excel cung cấp nhiều công thức hữu ích cho việc tính toán. Để biết thêm về các công thức này, bạn có thể làm như sau: Vào thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> More Function.

Một hộp thoại sẽ hiển thị và bạn có thể tìm hiểu thêm về các công thức khác trong mục Select Function.

FAQ – Giải đáp những thắc mắc liên quan đến Cách nhập công thức trong Excel

Câu hỏi 1: Làm thế nào để sao chép công thức?

Trả lời: Để sao chép công thức trong Excel, bạn chỉ cần click chuột vào ô chứa công thức và kéo chuột xuống ô cần sao chép. Sau đó, chuột phải và chọn ‘Paste’ để dán công thức đã sao chép. Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+C để sao chép và Ctrl+V để dán công thức.

Câu hỏi 2: Làm thế nào để tính tổng các giá trị trong một cột?

Trả lời: Để tính tổng các giá trị trong một cột, bạn có thể sử dụng hàm Sum. Bạn chỉ cần chọn ô mà bạn muốn hiển thị tổng, sau đó vào thẻ ‘Home’, chọn ‘AutoSum’, và sau đó chọn ‘Sum’. Kết quả tổng sẽ tự động hiển thị trong ô đó.

Câu hỏi 3: Làm cách nào để tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một cột?

Trả lời: Để tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một cột, bạn có thể sử dụng hàm Max hoặc Min. Bạn chỉ cần chọn ô mà bạn muốn hiển thị giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất, sau đó vào thẻ ‘Home’, chọn ‘AutoSum’, và sau đó chọn ‘Max’ hoặc ‘Min’. Kết quả tương ứng sẽ tự động hiển thị trong ô đó.

Hãy cùng chia sẻ những câu hỏi, ý kiến và góp ý của bạn về bài viết này. Nếu bạn đã từng sử dụng Excel trong công việc văn phòng hoặc có những kinh nghiệm thực tế về cách nhập công thức, hãy để lại comment dưới đây để chúng ta có thể học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm với nhau. Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ nó với những người khác để họ cũng có thể nắm vững cách nhập công thức trong Excel. Cám ơn các bạn đã đọc bài viết và mong nhận được những phản hồi tích cực từ các bạn!