Tìm hiểu cách định dạng dữ liệu trong Excel và các kiểu định dạng dữ liệu 

Bài đăng này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách định dạng dữ liệu trong Excel và cung cấp những gợi ý hữu ích để tăng cường hiệu quả công việc của bạn. Là một phần quan trọng trong quá trình làm việc với Excel. Định dạng dữ liệu giúp chúng ta tổ chức và hiển thị thông tin một cách dễ dàng và rõ ràng hơn. Hãy cùng tìm hiểu và áp dụng các kỹ thuật này để trở thành “nhà quản lý dữ liệu” thông minh trong Excel!

1. Hướng dẫn định dạng dữ liệu

Bước 1: Lựa chọn những dữ liệu mà bạn muốn chỉnh sửa. Sau đó, nhấp chuột phải vào dữ liệu đó và chọn Format Cells.

Bước 2: Một hộp thoại sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn. Để lựa chọn kiểu định dạng, bạn chỉ cần chuyển sang tab Number trong hộp thoại đó.

2. Chọn kiểu dữ liệu

Các định dạng dữ liệu được nằm trong phần Category.

2.1. Định dạng General

Khi bạn chưa lựa chọn kiểu định dạng, Excel sẽ áp dụng định dạng mặc định là General. Điều này có nghĩa là dữ liệu sẽ được hiển thị theo dạng chung chung, không có định dạng cụ thể như số hay kí tự.

2.2. Định dạng Number

– Mục Decimal places: Chọn số lượng chữ số sau dấu thập phân sẽ được hiển thị. Bạn có thể tùy chỉnh số này bằng cách kích chọn mũi tên.

– Mục Use 1000 Separator (,): Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn sử dụng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn.

– Negative Numbers: Lựa chọn cách hiển thị số âm. Có 4 lựa chọn để bạn chọn theo ý muốn.

2.3. Định dạng Currency: Định dạng kiểu tiền tệ.

Tương tự như định dạng Number, tuy nhiên định dạng này cho phép thêm đơn vị tiền tệ vào bên trái của giá trị, ví dụ như $ hoặc €. Điều này giúp tạo ra sự rõ ràng và dễ đọc hơn khi làm việc với số tiền trong bảng tính Excel.

2.4. Định dạng Accounting

– Cũng giống như định dạng Currency nhưng có một điểm khác biệt quan trọng. Đơn vị tiền tệ được căn thẳng với lề trái.

2.5. Định dạng Date

Mục Type: Lựa chọn cách hiển thị ngày: Có thể là Ngày/Tháng/Năm hoặc hiển thị chỉ ngày và tháng… Có nhiều lựa chọn khác nhau để bạn chọn theo ý thích.

Mục Locale (location): Bạn có thể chọn địa điểm để hiển thị ngày theo quy chuẩn vùng đó.

Chú ý: Khi bạn sử dụng định dạng ngày, tháng, năm, nếu bạn nhập sai định dạng, Excel vẫn sẽ chuyển đổi đúng sang định dạng của cột dữ liệu đó.

2.6. Định dạng Time

Cho phép người dùng nhập và hiển thị thời gian theo nhiều định dạng khác nhau. Bạn có thể lựa chọn định dạng hiển thị thời gian tại mục Type.

2.7. Định dạng Percentage

Khi muốn định dạng dữ liệu là phần trăm trong Excel, bạn có thể lựa chọn số chữ số thập phân được hiển thị bằng cách vào mục Decimal Places.

Đồng thời, định dạng phần trăm cũng luôn có ký hiệu “%” đi kèm sau con số.

2.8. Định dạng Fraction

Định dạng cho phép bạn chọn kiểu hiển thị trong mục Type. Có nhiều cách hiển thị phân số khác nhau:

2.9. Định dạng Scientific

– Hiện các số dưới dạng số mũ. Ví dụ:

2.00E+0.5=200.000

2.05E+0.5 = 205.000

– Bạn có thể lựa chọn số chữ số hiển thị sau dấu phẩy thập phân tại mục Decimal Places.

Ví dụ: Nếu bạn chọn giá trị là 1, kết quả là 6.8E + 03

2.10. Định dạng Text

Định dạng Văn bản cho phép bạn hiển thị dữ liệu dưới dạng chuỗi ký tự, không thực hiện tính toán ngay cả khi nhìn chúng là những số.

2.11. Định dạng Special

Cho phép bạn áp dụng các kiểu định dạng đặc biệt cho số điện thoại.

Bạn có thể lựa chọn kiểu hiển thị trong mục Type, với 4 lựa chọn khác nhau.

Ví dụ: Có 4 kiểu định dạng số điện thoại.

2.12. Định dạng Custom

Định dạng Người dùng cho phép bạn tự định nghĩa các kiểu định dạng dựa trên các định dạng có sẵn. Ví dụ, bạn có thể tạo ra một định dạng theo định dạng “m/d/yyyy” và hiển thị dưới dạng “Tháng m Ngày d Năm yyy” bằng cách nhập vào mục Type như hình minh họa.

Khi bạn hoàn thành việc nhập dữ liệu, bạn sẽ nhận được kết quả sau đây:

FAQ: Những giải đáp về cách định dạng dữ liệu trong Excel 

1. Có bao nhiêu kiểu định dạng dữ liệu trong Excel?

– Trong Excel, có nhiều kiểu định dạng dữ liệu khác nhau như General, Number, Currency, Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific, Text, Special và Custom. Mỗi loại định dạng có các tính năng và các tùy chọn riêng để bạn tùy chỉnh và hiển thị dữ liệu một cách phù hợp.

2. Làm thế nào để định dạng số âm trong Excel?

– Để định dạng số âm trong Excel, bạn có thể sử dụng tùy chọn Negative Numbers (Số âm) trong các kiểu định dạng như Number, Currency, Accounting, Percentage. Có 4 lựa chọn để bạn chọn cách hiển thị số âm theo ý muốn.

3. Tại sao dùng định dạng Text trong Excel?

– Định dạng Text cho phép bạn hiển thị dữ liệu dưới dạng chuỗi ký tự, không thực hiện tính toán ngay cả khi nhìn chúng là những số. Điều này hữu ích khi bạn muốn hiển thị thông tin không cần thiết phải tính toán hoặc chuyển đổi dữ liệu thành số. Ví dụ, khi nhập mã số hoặc số điện thoại, định dạng Text giúp giữ nguyên định dạng gốc của dữ liệu mà không bị Excel xử lý sai.

Kết luận 

Chúng ta đã tìm hiểu về cách định dạng dữ liệu trong Excel và các kiểu định dạng dữ liệu khác nhau. Bạn có thể áp dụng các định dạng này để tổ chức và hiển thị thông tin một cách dễ dàng và rõ ràng trong bảng tính của mình. Định dạng dữ liệu là một phần quan trọng trong công việc với Excel, và việc hiểu và sử dụng chúng một cách hiệu quả sẽ giúp bạn trở thành “nhà quản lý dữ liệu” thông minh trong Excel. Hãy chia sẻ bài viết này để những người khác cũng có thể tận hưởng sự hữu ích của nó.