Excel – khả năng ẩn chứa của văn phòng! Hãy cùng aptech khám phá các kỹ năng căn bản trong Excel để tăng hiệu suất làm việc, tổ chức dữ liệu và tạo ra các báo cáo chuyên nghiệp. Đừng bỏ lỡ cơ hội để trở thành người giỏi về Office!
Hiểu về thanh công cụ Ribbon.
Thanh công cụ Ribbon bao gồm các tab: Home, Insert, PageLayout, Formulas, Data, Review, View, Developer, Add –Ins. Khác với phiên bản Excel 2003, Excel 2013 có giao diện đẹp hơn, dễ sử dụng hơn.
Chức năng của các tab trong Ribbon:
- Home: Bao gồm các nút lệnh thường xuyên sử dụng như: định dạng, font chữ, sao chép, cắt dán, áp dụng các mẫu có sẵn…
- Insert: Bao gồm các công cụ chèn bảng tính, biểu đồ, hình vẽ…
- Page Layout: Hiển thị tùy chọn bảng tính và in ấn.
- Formulas: Cung cấp các công thức toán học, điều khiển quá trình tính toán và theo dõi công thức.
- Data: Chứa các nút lệnh liên quan đến việc giao tiếp với dữ liệu trong và ngoài Excel.
- Review: Chứa các lệnh kiểm tra chính tả, thêm chú thích…
- View: Cho phép cấu hình chế độ hiển thị của bảng tính như phóng to, thu nhỏ…
- Developer: Dành cho các lập trình viên.
- Add –Ins: Bao gồm các chức năng và công cụ bổ sung.
Khám phá các tùy chọn trong thanh công cụ.
Để xem chi tiết các tùy chọn của một công cụ trong Ribbon, bạn chỉ cần nhấn vào mũi tên ở dưới của từng tab trong Ribbon -> hộp thoại tương ứng với tab đó sẽ xuất hiện:
Tùy chỉnh thanh công cụ theo ý muốn
Nếu bạn muốn hiển thị các chức năng khác trên thanh công cụ Excel, làm theo các bước sau:
- Bước 1: Mở thẻ File -> Chọn Tùy chọn:
- Bước 2: Hộp thoại Excel Option sẽ hiện ra với nhiều tùy chọn khác nhau. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị các chức năng khác trên thanh công cụ, hãy chọn thanh công cụ Quick Access Toolbar -> chọn các chức năng muốn thêm vào thanh công cụ -> nhấn Add. Khi hoàn tất, nhấn OK để lưu thay đổi.
Hệ thống phím tắt trong Office 2013.
Các phím tắt giúp di chuyển nhanh trong Excel:
- Page Down / Page Up: Di chuyển xuống cuối hoặc lên đầu bảng tính.
- Alt + PageDown/ Alt + PageUp: Di chuyển màn hình sang trái hoặc phải của bảng tính.
- Tab / Shift + Tab: Di chuyển sang ô bên phải hoặc trái của bảng tính.
- Ctrl + Phím mũi tên: Di chuyển tới các ô bên cạnh trong vùng dữ liệu.
- Home: Di chuyển tới ô đầu tiên của hàng đó.
- Ctrl + Home: Di chuyển tới ô đầu tiên của bảng tính.
- Ctrl + End: Di chuyển tới ô cuối cùng của bảng tính.
- Ctrl + F: Hiển thị hộp thoại Tìm kiếm và Thay thế ở chế độ tìm kiếm.
- Ctrl + H: Hiển thị hộp thoại Tìm kiếm và Thay thế ở chế độ tìm kiếm và thay thế.
- Shift + F4: Lặp lại thao tác tìm kiếm trước đó.
- Ctrl + G (Hoặc F5): Hiển thị hộp thoại Chuyển đến.
- Ctrl + phím mũi tên phải hoặc Ctrl + phím mũi tên trái: Di chuyển sang ô bên phải hoặc bên trái.
- Alt + Mũi tên xuống: Hiển thị danh sách tự động hoàn thiện.
Phím tắt cho việc làm việc với ô dữ liệu:
- F2: Cho phép chỉnh sửa ô dữ liệu với con trỏ chuột ở cuối dòng.
- Alt + Enter: Xuống dòng mới trong cùng một ô.
- Enter: Hoàn thành việc nhập liệu vào ô và di chuyển lên ô bên dưới.
- Shift + Enter: Hoàn thành việc nhập liệu vào ô và di chuyển lên ô phía trên.
- Tab/ Shift + Tab: Hoàn thành nhập liệu tại ô đó và di chuyển tới ô bên trái hoặc phải.
- ESC: Hủy bỏ tất cả thao tác trong một ô.
- BackSpace: Xóa ký tự bên trái con trỏ chuột.
- Delete: Xóa ký tự bên phải con trỏ chuột.
- Ctrl + Delete: Xóa nội dung văn bản đến cuối dòng.
- Ctrl +; (dấu chấm phẩy): Chèn ngày hiện tại vào vị trí con trỏ chuột.
- Ctrl + Shift +: (dấu hai chấm): Chèn thời gian hiện tại.
- Ctrl + D: Sao chép nội dung từ ô bên trên.
- Ctrl + R: Sao chép ô bên trái.
- Ctrl + “: Sao chép nội dung của ô phía trên và cho phép chỉnh sửa.
- Ctrl + ‘: Sao chép công thức của ô phía trên và đặt ở chế độ chỉnh sửa.
- Ctrl + -: Hiển thị menu xóa hàng và cột.
- Ctrl + Shift ++: Hiển thị menu chèn hàng và cột.
- Shift + F2: Chèn hoặc chỉnh sửa một bình luận.
- Shift + F10, sau đó nhấn m: Xóa bình luận.
- Alt + F1: Tạo và chèn biểu đồ trong trang hiện tại.
- F11: Tạo và chèn biểu đồ trang khác.
- Ctrl + K: Chèn một liên kết mới.
- Enter (trong ô chứa liên kết): Mở đường link trong liên kết.
FAQ – Những câu hỏi liên quan
Có những tab nào trong thanh công cụ Ribbon của Excel và chức năng của chúng là gì?
Ribbon trong Excel bao gồm các tab chính như Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View, Developer, và Add-Ins. Mỗi tab có chứa các công cụ và lệnh khác nhau để thực hiện các công việc và tùy chỉnh bảng tính.
Làm thế nào để tùy chỉnh thanh công cụ trong Excel?
Để tùy chỉnh thanh công cụ của Excel theo ý muốn, bạn có thể nhấn vào thẻ “File” và chọn “Options”. Trong hộp thoại Excel Options, bạn có thể chọn thanh công cụ Quick Access Toolbar và thêm hoặc xóa các chức năng mà bạn muốn hiển thị trên thanh công cụ này.
Excel 2013 có hệ thống phím tắt nào hữu ích?
Excel 2013 có nhiều phím tắt giúp bạn di chuyển nhanh và thao tác dữ liệu một cách hiệu quả. Ví dụ: Page Down/Page Up để di chuyển nhanh trong bảng tính, Ctrl + Phím mũi tên để di chuyển giữa các ô, Shift + F2 để chèn hoặc chỉnh sửa một bình luận, Ctrl + D để sao chép nội dung từ ô bên trên.
Tổng kết
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu thêm về các kỹ năng Office cơ bản trong Excel và sẽ là một nguồn thông tin hữu ích cho bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến nào, hãy để lại nhận xét của bạn dưới đây. Chia sẻ bài viết này với những người khác để giúp họ tìm hiểu và nắm bắt các kỹ năng quan trọng này trong Excel. Hãy tiếp tục khám phá và phát triển kỹ năng Office của bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!
