ERP là gì? Chức năng, Vai trò và Tiêu chuẩn của hệ thống ERP

• Khái niệm ERP là gì?
• Sự hình thành của hệ thống ERP
• Đặc điểm của hệ thống ERP
• Chức năng của hệ thống ERP là gì?
• Tại sao nên áp dụng hệ thống ERP?
• Tiêu chuẩn của hệ thống ERP là gì?

Khái niệm ERP là gì?

Khi nhắc đến ERP là gì, có lẽ khá nhiều bạn biết. Tuy nhiên để hiểu sâu về ERP là gì thì lại rất ít người biết. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning trong tiếng Anh có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Trong đó, mỗi từ lại mang những ý nghĩa riêng:

• E: Enterprise (doanh nghiệp): ERP là một hệ thống mang tính xuyên suốt, bao quát tất cả các lĩnh vực, phòng ban, tổ chức và đích đến của nó là doanh nghiệp mang tính khái quát.
• R: Resource (tài nguyên): Trong lĩnh vực kinh doanh, tài nguyên là điều vô cùng quan trọng. Tài nguyên được đặt lên hàng đầu và là yếu tố cốt lõi của các doanh nghiệp. Tài nguyên không chỉ bao gồm tài chính, nhân lực mà nó còn bao gồm cả công nghệ. Đối với bất kỳ các doanh nghiệp nào, việc tận dụng nguồn tài nguyên triệt để và có hiệu quả là yêu cầu đặt lên hàng đầu và việc chuyển đổi các nguồn tài nguyên luôn được coi trọng. Tuy nhiên, làm thế nào để chuyển đổi giữa các nguồn tài nguyên mới là điều khó khăn.
• P: Planning (hoạch định): Hoạch định trong kinh doanh là khái niệm quá quen thuộc đối với các nhà kinh doanh. Tuy nhiên, ứng dụng ERP trong hoạch định doanh nghiệp như thế nào và tác dụng của nó ra sao thật sự là một câu hỏi khó.

Sự hình thành của hệ thống ERP

Nghi nhắc đến ERP là gì, chắc hẳn nhiều bạn nghĩ đây là một hệ thống mới được thiết lập. Tuy nhiên trên thực tế, ERP ra đời từ những năm 1960 bởi các kỹ sư phần mềm của Gartner, một công ty nghiên cứu và phát triển phần mềm công nghệ thông tin hàng đầu thế giới.

Với mục tiêu ban đầu khi cho ra đời ERP đó là giúp các công ty quản lý hàng tồn kho và đối chiếu các khoản dư trong kinh doanh. Sau những thành công ban đầu đã đạt được, ERP được nâng cao và mở rộng chức năng tích hợp hệ thống hoạch định nguyên vật liệu nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp lên kế hoạch cụ thể cho các quy trình sản xuất.

Đến năm 1990, sau khi thế giới vừa thoát khỏi cuộc khủng hoảng kinh tế, và bước đầu trên đà phát triển, ERP càng được mở rộng thêm về các lĩnh vực như kế toán, nhân lực, lên kế hoạch hoạt động. Đây có thể nói là một dấu mốc phát triển của ERP.

Hiện nay, hệ thống ERP đã phát triển rộng khắp ra toàn thế giới, rất nhiều các công ty, doanh nghiệp, kể cả các công ty đa quốc gia cũng sử dụng ERP trong hoạt động quản lý của mình. ERP có thể được coi là xương sống của các công ty hiện tại. Nhất là đối với các công ty đa quốc gia, việc quản lý sẽ bị ngưng trệ và công ty sẽ ngừng hoạt động khi hệ thống ERP xảy ra lỗi hoạt có bất kỳ một vấn đề nào đó xảy ra.

Đặc điểm của hệ thống ERP

Như đã nêu ở phần ERP là gì, ERP được biết đến với vai trò là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Do đó nó có khả năng hoạt động một cách khái quát, tổng thể mà không cần sử dụng đến quá nhiều hệ thống máy tính riêng lẻ trong các bộ phận nói chung và doanh nghiệp nói riêng.

Mặt khác, ERP hoạt động rất linh hoạt, có thể mở rộng và phát triển theo thời gian tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà không làm thay đổi cấu trúc của chương trình và không cần phải lập trình lại khi sử dụng cho từng công ty.

Một đặc điểm khiến ERP được chú ý là có thể quản lý nhiều hạng mục, nhiều lĩnh vực khác  nhau mà không cần đến sự quản lý của quá nhiều người. Trước đây, trong cơ cấu tổ chức của một công ty, doanh nghiệp, mỗi một phòng ban lại gồm rất nhiều nhân viên, mỗi người quản lý một phần nhỏ trong số những cái lớn hơn và bao gồm rất nhiều lĩnh vực như tiền tệ, marketing, giao diện đa ngôn ngữ.

Thay vào đó, nếu bạn sử dụng phần mềm ERP, bạn có thể không cần sử dụng qua nhiều nhân viên mà vẫn hoạt động có hiệu quả và mang lại kết quả đôi khi còn tốt hơn nhiều so với con người.

Chức năng của hệ thống ERP là gì?

Để biết được chức năng của ERP, trước hết bạn cần hiểu rõ ERP là gì và khi đã biết ERP là gì thì việc xác định các chức năng của ERP là hết sức đơn giản.

Trong thời đại kinh tế mở cửa hội nhập như hiện nay, việc thiết lập, vận hành hệ thống ERP  là rất quan trọng. Đối với những công ty đa quốc gia, vi8eecj quản lý cũng như hoạch định nguồn tài nguyên không hề đơn giản.

Bạn có thể tưởng tượng một công ty với hàng trăm các chi nhánh trên rất nhiều các quốc gia lãnh thổ với những ngôn ngữ khác nhau, mỗi chi nhánh, công ty con lại thực hiện theo một phương thức khác nhau, một kế hoạch khác nhau thì việc quản lý cũng như điều hành sẽ lộn xộn như thế nào.

Hoặc đơn giản hơn, ,đối với một công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực mà không có ERP hỗ trợ, sử dụng sức lao động của hàng trăm con người thì chắc sẽ chẳng có lãi mà công việc thì cũng không thể hoàn thành được.

Tại sao nên áp dụng hệ thống ERP?

Đây  là câu hỏi thường được đặt ra sau khi bạn đã tìm hiểu về ERP là gì. Có rất nhiều lý do để bạn áp dụng ERP trong mô hình kinh doanh của mình như:

• Giúp bạn tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: Để đưa ra những quyết định đúng đắn nhất mà không cần phải dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau.
• Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Trong khái niệm ERP là gì có R là tài nguyên bao gồm cả nguồn tài nguyên nhân sự. ERP giúp hoạch định nguồn tài nguyên nhân sự, giúp sắp xếp, quản lý nhân sự cũng như trả lương cho nhân viên một cách chính xác nhất.
• Chuẩn hóa và tăng hiệu quả kinh doanh: Thay vì phải sử dụng rất nhiều người cho một công việc, ERP có thể giúp xử lý nhanh, chính xác mà không tiêu tốn nhiều nhân lực.

Tiêu chuẩn của hệ thống ERP là gì?

• Có tính tích hợp chặt chẽ: Để đạt được hiệu quả cao nhất, ERP cần phải có tính tích hợp chặt chẽ, đảm bảo kế thừa được thông tin của các phòng ban và tổng hợp về một hệ thống chung.
• Khả năng phân tích: Sau khi đưa thông tin về hệ thống ERP, chúng cần xử lý, phân tích để đưa ra những thông tin mang tính hoạch định và dựa trên những số liệu phân tích đó có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh của công ty theo từng giai đoạn.
• Tính mở: ERP là một hệ thống hoạt động rất linh hoạt, bạn có thể mở rộng và phát triển chúng tùy theo từng  loại hình công ty và các giai đoạn phát triển.

Sử dụng hệ thống ERP trong mô hình hoạt động của các doanh nghiệp sẽ mang đến rất nhiều  lợi ích. Tuy nhiên, không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng, đặc biệt là những công ty nhà nước như ở VIệt Nam hiện nay.

Việc không áp dụng hoặc chưa áp dụng ERP, cũng như áp dụng không thành công hệ thống ERP có rất nhiều nguyên nhân, trong đó, nguyên nhân chủ yếu là do họ phát hiện hệ thống ERP không hỗ trợ được nhiều trong việc kinh doanh của họ mà chi phí ban đầu để mua phần mềm ERP lại khá cao. CHính vì thế, ở Việt Nam, hệ thống ERP còn khá mới mẻ và không được sử dụng nhiều.

Trên đây là một số thông tin về ERP là gì, các tiêu chuẩn của hệ thống ERP, sự hình thành cũng như vai trò của ERP trong các doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến chủ đề ERP là gì, bạn đừng quên để lại câu hỏi bên dưới để cùng Aiti-aptech.edu.vn tìm hiểu thêm nhé!

Xem thêm >>> Những điều cần biết về ERP

Tác giả: Việt Phương

Danh mục: Kinh tế